Was ist ein Hauptbuch?
Ein Hauptbuch stellt das Aufzeichnungssystem für die Finanzdaten eines Unternehmens dar, wobei die Debit- und Kreditkontodaten durch einen Probesaldo validiert werden. Das Hauptbuch enthält Aufzeichnungen über jede Finanztransaktion, die während des Lebens einer operativen Gesellschaft stattfindet.
Das Hauptbuch enthält Kontoinformationen, die zur Erstellung des Jahresabschlusses des Unternehmens erforderlich sind, und die Transaktionsdaten sind nach Art in Konten für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben unterteilt.
Hauptbuch
Wie ein Hauptbuch funktioniert
Ein Hauptbuch ist die Grundlage eines Systems, das von Buchhaltern zum Speichern und Organisieren von Finanzdaten zur Erstellung des Jahresabschlusses des Unternehmens verwendet wird. Transaktionen werden auf einzelne Nebenbuchkonten gebucht, wie im Kontenplan des Unternehmens festgelegt.
Die Transaktionen werden dann geschlossen oder im Hauptbuch zusammengefasst, und der Buchhalter erstellt einen Probesaldo, der als Bericht über den Saldo jedes Hauptbuchkontos dient. Das Testguthaben wird auf Fehler überprüft und durch Buchen weiterer erforderlicher Einträge angepasst. Anschließend wird das angepasste Testguthaben zur Erstellung des Jahresabschlusses verwendet.
Funktionsweise eines Hauptbuchs mit doppelter Buchhaltung
Ein Hauptbuch wird von Unternehmen verwendet, die die Methode der doppelten Buchführung anwenden. Dies bedeutet, dass jede Finanztransaktion mindestens zwei Nebenbuchkonten betrifft und jede Buchung mindestens ein Soll- und ein Kreditgeschäft hat. Doppelbuchungen, so genannte Journalbuchungen, werden in zwei Spalten mit Sollbuchungen links und Habenbuchungen rechts gebucht, und die Summe aller Soll- und Habenbuchungen muss ausgeglichen sein.
Die Rechnungslegungsgleichung, die der doppelten Rechnungslegung zugrunde liegt, lautet wie folgt:
Um die Umstellung zu erleichtern, müssen Sie Aktiva - Passiva = Eigenkapital
Die Bilanz folgt diesem Format und zeigt Informationen auf detaillierter Kontoebene. In der Bilanz werden beispielsweise mehrere Vermögenskonten einschließlich Barmitteln und Forderungen im Bereich für kurzfristige Vermögenswerte ausgewiesen.
Die Methode der doppelten Buchung basiert auf der Anforderung der Buchhaltungsgleichung, dass Transaktionen, die auf die Konten links vom Gleichheitszeichen in der Formel gebucht werden, der Summe der Transaktionen entsprechen müssen, die auf das Konto (oder die Konten) rechts gebucht werden. Auch wenn die Gleichung anders dargestellt wird (z. B. Aktiva = Passiva + Eigenkapital), gilt immer die Ausgleichsregel.
Was sagt Ihnen ein Hauptbuch?
Die im Hauptbuch enthaltenen Transaktionsdetails werden auf verschiedenen Ebenen zusammengestellt und zusammengefasst, um einen Probesaldo, eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz, eine Kapitalflussrechnung und viele andere Finanzberichte zu erstellen. Auf diese Weise können Wirtschaftsprüfer, Unternehmensleitung, Analysten, Investoren und andere Interessengruppen die Leistung des Unternehmens kontinuierlich bewerten.
Wenn die Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum ansteigen oder ein Unternehmen andere Transaktionen aufzeichnet, die sich auf seine Umsatzerlöse, sein Nettoeinkommen oder andere wichtige Finanzkennzahlen auswirken, können die Abschlussdaten oft nicht die ganze Geschichte erzählen.
Bei bestimmten Arten von Buchungsfehlern ist es erforderlich, zum Hauptbuch zurückzukehren und die Einzelheiten jeder erfassten Transaktion zu untersuchen, um das Problem zu lokalisieren. Dies kann manchmal die Überprüfung von Dutzenden von Journaleinträgen umfassen, es ist jedoch unerlässlich, zuverlässig fehlerfreie und glaubwürdige Unternehmensabschlüsse zu führen.
Die zentralen Thesen
- Das Hauptbuch ist die Grundlage für das System der doppelten Buchführung eines Unternehmens. Hauptbuchkonten umfassen alle Transaktionsdaten, die zur Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und anderer Finanzberichte erforderlich sind. Hauptbuchtransaktionen sind eine Zusammenfassung von Transaktionen, die als Journalbuchungen ausgeführt werden Der Probesaldo ist ein Bericht, der jedes Hauptbuchkonto und seinen Saldo auflistet, sodass Anpassungen leichter zu überprüfen und Fehler leichter zu lokalisieren sind.
Das Bilanztransaktionsbeispiel
Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Zahlung von einem Kunden für eine Rechnung in Höhe von 200 USD erhält, erhöht der Buchhalter des Unternehmens das Geldkonto um 200 USD und schließt die Buchung mit einer Gutschrift oder Minderung von 200 USD auf die Forderungen ab. Die gebuchten Soll- und Habenbeträge sind gleich.
In diesem Fall wird ein Vermögenskonto (Bargeld) um 200 USD erhöht, während ein anderes Vermögenskonto (Forderungen) um 200 USD verringert wird. Das Nettoergebnis ist, dass sowohl die Zunahme als auch die Abnahme nur eine Seite der Rechnungslegungsgleichung betreffen. Somit bleibt die Gleichung im Gleichgewicht.
Beispiel einer Erfolgsrechnungstransaktion
Die Gewinn- und Verlustrechnung folgt einer eigenen Formel, die wie folgt geschrieben werden kann:
Um die Umstellung zu erleichtern, müssen Sie Einnahmen - Ausgaben = Nettoeinkommen (NI) oder Nettoergebnis
Es ist möglich, dass sich ein Buchungsvorgang gleichzeitig auf die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung auswirkt.
Angenommen, ein Unternehmen stellt seinem Kunden 500 USD in Rechnung. Der Buchhalter würde diese Transaktion in das Buchhaltungsbuch eintragen, indem er eine Belastung (Erhöhung) von 500 USD auf die Forderungen (ein Bilanzaktiva-Konto) und eine Gutschrift (Erhöhung) von 500 USD auf die Einnahmen, die ein Gewinn- und Verlustrechnungskonto sind, verbucht. Belastungen und Gutschriften erhöhen sich um jeweils 500 USD, und die Gesamtsummen bleiben im Gleichgewicht.
Erfahren Sie mehr über das Hauptbuch
Weitere Informationen zu Hauptbüchern finden Sie unter Double-Entry-Accounting.
