Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)?
Eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) ist ein Geschäftsdokument, das Details zu einem Projekt ankündigt und bereitstellt sowie Angebote von Auftragnehmern einholt, die zur Fertigstellung des Projekts beitragen. Die meisten Organisationen bevorzugen die Verwendung von RFPs, und in vielen Fällen verwenden die Regierungen nur Anfragen zur Einreichung von Vorschlägen. Bei einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für ein bestimmtes Programm muss das Unternehmen möglicherweise die Angebote überprüfen, um deren Durchführbarkeit, den Gesundheitszustand des Bieterunternehmens und die Fähigkeit des Bieters zu prüfen, die vorgeschlagenen Maßnahmen zu ergreifen.
Die zentralen Thesen
- Eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ist eine Ankündigung zur Projektfinanzierung, die von einer Organisation veröffentlicht wird, für die Unternehmen Gebote abgeben. In der Ausschreibung werden der Bietungsprozess und die Vertragsbedingungen beschrieben und Anweisungen zur Formatierung des Angebots gegeben. RFPs werden hauptsächlich von Regierungsbehörden verwendet, um das niedrigstmögliche Gebot zu erhalten Mit.RFPs kann das anfragende Unternehmen mehrere Bieter erhalten.
Grundlegendes zu Angebotsanfragen (RFP)
RFPs beschreiben den Bietungsprozess und die Vertragsbedingungen und geben Anleitungen, wie Gebote formatiert und präsentiert werden sollten. Sie sind in der Regel für komplexe Projekte reserviert. In diesen Aufforderungen werden die Art des Projekts und die Bewertungskriterien angegeben, aus denen hervorgeht, wie Vorschläge bewertet werden. Die Anfragen können eine Leistungsbeschreibung, eine Beschreibung der vom Bietersieger auszuführenden Aufgaben und einen Zeitplan für die Erbringung der fertigen Arbeit enthalten. Sie enthalten auch Informationen über die ausstellende Organisation und ihren Geschäftszweig.
RFPs leiten die Bieter auch bei der Ausarbeitung von Vorschlägen. Sie können Anweisungen dazu enthalten, welche Informationen der Bieter enthalten muss und in welchem Format.
Der Vorschlag sollte nicht zu detailliert sein, da er die Kreativität des Auftragnehmers beeinträchtigen kann, und er sollte nicht so vage sein, dass der Auftragnehmer ratlos bleibt.
Die meisten RFPs werden von Regierungsbehörden und anderen im öffentlichen Sektor tätigen Stellen eingereicht. Sie sind in der Regel verpflichtet, den Wettbewerb zwischen Privatunternehmen zu öffnen, um den Prozess fair zu gestalten. Um die Kosten niedrig zu halten, möchten diese Agenturen sicherstellen, dass sie das niedrigste und wettbewerbsfähigste Angebot erhalten.
Der Grund, warum eine Organisation eine Ausschreibung veröffentlichen kann, besteht darin, dass mehrere Angebote eingehen. Die suchende Organisation kann von mehreren Bietern und Perspektiven profitieren. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das seinen Berichterstattungsprozess von einem papierbasierten System auf ein computerbasiertes System umstellen möchte, eine Anfrage für Hardware-, Software- und Benutzerschulungen einreichen, um das neue System einzurichten und in das Unternehmen zu integrieren.
Voraussetzungen für eine Angebotsanfrage
Regierungsbehörden oder andere Stellen müssen möglicherweise Anträge auf Unterbreitung von Vorschlägen stellen, um einen vollständigen und offenen Wettbewerb zu gewährleisten und die Kosten einer Lösung zu senken. Das Akzeptieren eines Angebots, das den Spezifikationen am besten entspricht, bedeutet möglicherweise nicht immer das Angebot mit dem niedrigsten Preis.
Das geschickte Erstellen einer Angebotsanfrage kann den Erfolg oder Misserfolg der resultierenden Lösung bestimmen. Wenn bestimmte Anforderungen zu vage sind, kann der Bieter möglicherweise keine vollständige Lösung für das Problem entwerfen und implementieren. Wenn die Anforderungen zu detailliert und restriktiv sind, können Kreativität und Innovation der Bieter eingeschränkt sein.
Der RFP-Prozess beginnt mit der Erstellung einer Angebotsanfrage. Die Bieter prüfen die Aufforderung und unterbreiten Verbesserungsvorschläge. Nach der Implementierung des Feedbacks wird die endgültige Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgegeben. Die Bieter reichen dann ihre Vorschläge ein. Der Kunde wählt eine kleine Gruppe von Bietern aus und nimmt Verhandlungen über Preisgestaltung und technische Details auf. Der Kunde kann die übrigen Bieter auffordern, vor Auftragserteilung ein bestes und endgültiges Angebot abzugeben. Der Vertrag wird dem Unternehmen vorgelegt, das die beste Lösung für das Problem bietet.
Beispiel einer Angebotsanfrage
Nehmen wir zum Beispiel an, die Bundesbahnverwaltung fordert Vorschläge für die Finanzierung, Planung, den Bau, den Betrieb und die Wartung eines Hochgeschwindigkeitsbahnsystems an. Interessenten unterbreiten Vorschläge, die den im Dokument aufgeführten Anforderungen entsprechen. Auf der Grundlage der zum Stichtag eingegangenen Vorschläge setzt das Verkehrsministerium Kommissionen für die weitere Überprüfung und Entwicklung der Vorschläge ein. Das DOT wählt den Vorschlag aus, der seine Ziele am meisten umfasst, und beauftragt das Unternehmen mit der Ausführung der Arbeiten.
