Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine prozessorientierte Methodik, die Systeme integriert, die in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens verwendet werden. Dies ermöglicht einen einfachen und einheitlichen Informationsfluss unter definierten Kontrollen, unterstützt durch die Verwendung von Softwareanwendungen und definierten Best Practices.
In diesem Artikel werden die in ERP verwendeten Tools und ihre Merkmale für die verschiedenen Funktionen beschrieben, für die sie vorgesehen sind. Um die Werkzeuge besser zu verstehen, beginnen wir mit den funktionalen Anforderungen.
Was wird von einem ERP-System benötigt?
Grundsätzlich muss jedes ERP-System die folgenden funktionalen Anforderungen erfüllen.
- Es muss ein einheitliches System mit benutzerfreundlichen Anwendungen und Schnittstellen sein, das nahtlos in mehreren Abteilungen mit dem erforderlichen kontrollierten Zugriff funktioniert. Eine gemeinsame Datenbank (oder mehrere, aber gemeinsam genutzte Datenbanken), auf die über verschiedene Anwendungen zugegriffen werden kann Parameter (wie „alle unversendeten Bestellungen ab gestern in der Kategorie„ Spielzeug “) Skalierbarkeit, Anpassung und einfache Integration von Ad-hoc-Modulen nach Bedarf
Die Tools, die die ERP-Anforderungen erfüllen:
Um die oben genannten funktionalen Anforderungen zu erfüllen, sind die folgenden Tools und Anwendungen zwingend in das ERP-System integriert.
Datenspeicherung und Informationsmanagement mit etablierten Workflows über verschiedene Abteilungen und Funktionen hinweg sind das Rückgrat eines jeden ERP-Systems. Für die Datenspeicherung stehen mehrere Lösungen und Tools zur Verfügung, darunter relationale Datenbanken von Unternehmen wie Oracle, Sybase, DB2 und Open Source-freie Angebote wie Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby usw. und Repository-Anwendungen.
Abhängig von der Branche und den benötigten Funktionen muss eine geeignete ausgewählt werden. Ein Hersteller kann feststellen, dass eine Transaktionsdatenbank wie Oracle oder MySQL relevanter ist, wenn transaktionsbasierte Daten verschiedene Status durchlaufen (von der Herstellung über den Lagerbestand bis zur Auftragserfassung und dem Verkauf bis zum Lieferstatus). Auf der anderen Seite kann ein Unternehmen, das Online-Inhalte schreibt, ein CMS-Repository-System mit Versionskontrolle finden, das besser zu seinen Anforderungen passt.
Bei der Datenbank oder dem Repository kann es sich entweder um eine einzelne zentrale Datenbank oder um mehrere Datenbanken mit automatischem Datenfluss von einer Datenbank zur anderen handeln. Der definierte Workflow gewährleistet eine nahtlose Datenübertragung. Datenbanken können lokal oder remote oder sogar in der Cloud gehostet werden.
· Anwendungen und Schnittstellen mit geeigneter Berechtigungskontrolle:
Das Speichern und Verwalten von Daten erfordert nur Lesezugriff oder Bearbeitungszugriff, um die Daten zu verarbeiten. Sobald Gegenstände hergestellt sind, müssen sie als fertiges Inventar gekennzeichnet werden. Die Lagerverwaltung aktualisiert es dann als verkaufsfertig. Nach einem Kauf sollte der Artikel auf den Status "Verkauft" usw. aktualisiert werden. Zu diesem Zweck sind benutzerfreundliche Anwendungen und Schnittstellen ein wesentlicher Bestandteil jedes ERP-Systems, in dem auch Kontrollen und Berechtigungen definiert sind. Wenn beispielsweise ein Artikel als verkauft markiert ist, sollten nur die Bediener der Logistikabteilung in der Lage sein, ihn weiter zu aktualisieren, während diejenigen aus der Fertigungs- oder Lagerabteilung nur Zugriff auf diesen Artikel erhalten sollten.
In ähnlicher Weise sollte bei einem ERP-Tool zum Schreiben von Inhalten nur der Editor in der Lage sein, den Inhalt zu ändern, nachdem er dem Editor zur Überprüfung vorgelegt wurde, um Doppelarbeit und Konflikte mit dem Inhalt zu vermeiden.
Damit solche auf Berechtigungen basierenden Steuerelemente, Anwendungen und Schnittstellen integriert werden können, muss eine beliebige ERP-Lösung vorhanden sein, die auf Browsern, Desktop-Installationen oder Tablet / Mobile-Apps basiert. Ein Fertigungsteam an einem stationären Standort bevorzugt eine desktopbasierte Oberfläche, während ein Verkaufsteam, das ständig in Bewegung ist, von einer browserbasierten Oberfläche oder einer mobilen App profitiert.
Ein ERP-System besteht aus mehreren Modulen und Datenrepositorys, in denen Datenaktualisierungen und -aktionen einer logisch definierten Reihenfolge folgen, die auf den Geschäftsanforderungen basiert. Dies ist der Workflow. Workflow kann als der Verstand betrachtet werden, der die verschiedenen Körperfunktionen steuert (Blut-, Luft-, Lebensmittel- und andere Vorräte, Bewegung von Körperteilen usw.). Ein klar definierter Workflow mit entsprechendem Zugriff auf verschiedenen Ebenen ist der notwendige Bestandteil jeder ERP-Lösung.
Zu den im ERP-Framework häufig verwendeten Tools gehören Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management und SimpleECM.
Die Erstellung von Berichten auf Management-, Abteilungs-, Team- oder Einzelebene ist eine weitere wichtige Voraussetzung für ein ERP-System. Es ist in der Regel in Form eines Dashboards (mit einer Echtzeit-Datenansicht - mit Informationen zu eingegangenen, aber noch nicht versendeten Bestellungen, fehlgeschlagenen Zahlungen der letzten Woche usw.) oder in benutzerdefinierbaren Berichten verfügbar, die in gebräuchlichen Wort- oder Datenformaten erstellt wurden. Bearbeiten von Anwendungen wie Tabellenkalkulationen.
Die meisten Berichterstellungstools und Dashboards werden in Echtzeit (oder mit einer minimalen Zeitverzögerung) ausgeführt. Wie die Anwendungen, die von den Abteilungen für Datenaktualisierungen verwendet werden, sind diese Berichtstools / Dashboard-Ansichten als browserbasierte oder Desktop-Installationen verfügbar. Dazu gehören auch Funktionen für Tagesabschlussberichte, mit denen Berichte per E-Mail mit Diagrammen, Grafiken und Tabellen als Microsoft Excel- oder Word-Anhänge gesendet werden können.
· Kommunikationswerkzeuge:
In jedem abteilungsübergreifenden System ist die Kommunikation obligatorisch. ERP-Systeme erleichtern dies, indem sie Tools für aktionsbasierte automatisierte E-Mail-Generierung, Instant Messaging, Chat oder allgemeine Broadcast-Funktionen auf Einzel- und Gruppenebene anbieten. Sobald eine Bestellung als "versandbereit" gekennzeichnet ist, sollte ein automatisierter Mailer an die Logistikabteilung gesendet werden, um den Versandvorgang einzuleiten. Wenn in einer Pizzaküche ein Problem aufgetreten ist, kann eine allgemeine Nachricht an alle anderen Abteilungen gesendet werden, um weitere Bestellungen nicht mehr entgegenzunehmen.
Weitere Instant Messaging-Funktionen (wie die von Lync, Chatter oder Yammer) ermöglichen eine einfache und sofortige Kommunikation.
Zusätzlich zu den oben genannten Tools, die ein wesentlicher Bestandteil jedes ERP-Systems sind, gibt es weitere Tools, die bei Bedarf integriert werden können:
Viele Analysetools für Business Intelligence, Predictive Analysis, Data Mining und verwandte Analysen können in das ERP-System integriert werden. Diese Analysetools werden verwendet, um wertvolle Erkenntnisse für die Erstellung strategischer Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage verfügbarer Daten zu erhalten (z. B. Nachverfolgung des Verbraucherverhaltens beim Einkauf im Urlaub, Vergleichsergebnisse für Produkte in rotem Regal mit mehr Verkäufen als in blauem Regal usw.).
· Tools für Ressourcenzuweisung und Aufgabenplanung:
ERP-Systeme können auch Tools für die Verteilung von Ressourcen auf Abteilungen und Aufgaben integrieren (für arbeitsintensive Branchen). Diese Tools basieren auf dem einfachen Prinzip der definierten Zeit, die eine Aufgabe / ein Projekt für den Ressourcenverfügbarkeitszeitplan benötigt. Nach Abschluss der Aufgabe wird der Ressource automatisch eine neue Aufgabe zugewiesen, die seinen Fähigkeiten entspricht, oder sie wird für die nächste Aufgabe in einen Pool gestellt. Die Tools verfügen über Funktionen für manuelle Eingriffe auf Supervisor-Ebene, falls sich eine Aufgabe verzögert. Zu den Vorteilen zählen eine klare Übersicht über die aktuelle und zukünftige Arbeitslast, eine optimale Ressourcennutzung, die Erkundung von Möglichkeiten zur Automatisierung usw.
· Weitere Zusatzfunktionen: ERP-Systeme können Module für Personalmanagement, Projektmanagement, Zeiterfassungssysteme, Dokumentenmanagement usw. je nach Geschäftsanforderungen integrieren. Für jede Branche und jeden Funktionstyp steht eine große Anzahl von Tools zur Verfügung, und ERP-Anbieter bieten interessierten Kunden Unterstützung bei der Auswahl der besten Lösung. Das Internet ist immer zur Selbsthilfe verfügbar, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.
Das Fazit:
ERP ist ein komplexes Framework für die Implementierung und benötigt in der Regel einen dedizierten Anbieter für die Implementierung. Zwei große Engpässe bei ERP-Implementierungen sind hohe Kosten und die Nichteinhaltung von Best Practices. Während die Kosten bis zu einem gewissen Grad durch eine sorgfältige Bewertung der verschiedenen Anbieter und die Bewertung von kostenlosen Open-Source-Tools gesenkt werden können, kann die andere Herausforderung von Fehlern aufgrund der mangelnden Einhaltung von Best Practices durch gezielte Schulung der Mitarbeiter gemindert werden. Eine ordnungsgemäße Bewertung in der Anfangsphase, die Zusammenarbeit mit Anbietern mit dem richtigen Fachwissen und die Kenntnis der Anforderungen von Anfang an tragen zu einer effizienten und erfolgreichen Implementierung von ERP-Tools bei. (Weiterführende Informationen finden Sie unter "Fallstudien für eine erfolgreiche Ressourcenplanung in Unternehmen".)
