Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum (VDR), auch Deal Room genannt, ist ein sicheres Online-Repository für die Speicherung und Verteilung von Dokumenten. Es wird normalerweise während des Due-Diligence-Prozesses vor einer Fusion oder Akquisition zur Überprüfung, Freigabe und Offenlegung der Unternehmensdokumentation verwendet.
Grundlegendes zu virtuellen Datenräumen
Virtuelle Datenräume haben zunehmend physische Datenräume ersetzt, die traditionell zum Offenlegen und Freigeben von Dokumenten verwendet werden. Virtuelle Datenräume sind angesichts der Globalisierung des Geschäfts und der zunehmenden Überprüfung zur Kostensenkung eine attraktive Alternative zu physischen Datenräumen. Virtuelle Datenräume sind allgemein zugänglich, sofort verfügbar und sicherer. Da die Sicherheitsbedenken zunehmen und Vorfälle mit Sicherheitsverletzungen zunehmen, entwickeln VDR-Anbieter immer ausgefeiltere und zuverlässigere Datenbanken. Börsengänge, Wirtschaftsprüfungen und Partnerschaften oder andere Unternehmen, die zusammenarbeiten und Informationen austauschen müssen, verwenden virtuelle Datenräume.
Nutzung virtueller Datenräume
Fusions- und Übernahmeverfahren (M & A) werden am häufigsten von VDRs eingesetzt. Diese Repositories bieten Platz für die Sorgfaltspflicht, die während des Abschlusses des Geschäfts erforderlich ist. Bei diesen Geschäftsvorfällen handelt es sich um große Mengen von Dokumenten, von denen viele vertraulich sind und sensible Informationen enthalten. Die Verwendung eines VDR ist eine sichere und zuverlässige Möglichkeit für alle interessierten Parteien, Dokumente während der Verhandlungen zu überprüfen und auszutauschen.
Unternehmen arbeiten häufig zusammen, um während des Baus eines Gebäudes Produkte herzustellen und herzustellen und Dienstleistungen anzubieten. Der Aufbau und die Pflege dieser Geschäftsbeziehungen setzen Verträge und die häufige Übermittlung von Daten voraus. Virtuelle Datenräume sorgen für die Speicherung dieser Verträge und stellen die für den Fortbestand von Geschäftspartnerschaften erforderlichen Dokumente zur Verfügung. Beispielsweise stehen Änderungen, die ein Ingenieur an den Bauplänen einer Struktur vorgenommen hat, sofort allen am Projekt beteiligten Auftragnehmern zur Verfügung.
Die Prüfung von Unternehmenspraktiken, Compliance und Konten ist in allen Unternehmen gängige Praxis. Dieser Prozess ist häufig ein Problem, da die Mitarbeiter mit externen Regulierungs- und Regulierungsbehörden interagieren müssen. Außerdem haben viele Unternehmen heute Büros an abgelegenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen auf der ganzen Welt. Durch die Verwendung eines virtuellen Datenraums erhalten Anwälte, Buchhalter, interne und externe Aufsichtsbehörden und andere interessierte Parteien einen zentralen Zugangspunkt. Die Bereitstellung eines zentralen Systems reduziert Fehler und Zeit. Außerdem sorgt es für Kommunikationstransparenz. Abhängig von der Art der Prüfung variieren die Zugriffs- und Berechtigungsstufe.
Das Anbieten eines Börsengangs (IPO) ist eine gewaltige Aufgabe, die einen unvorstellbaren Verwaltungsaufwand erfordert. Transparenz ist wie bei Audits unabdingbar. Unternehmen müssen große Mengen von Dokumenten erstellen, austauschen, aufbewahren und verwalten. Aufgrund der Art der Transaktion haben die meisten Benutzer eingeschränkten Zugriff, z. B. "Nur anzeigen". Das Kopieren, Weiterleiten oder Drucken ist möglicherweise untersagt.
Alternative zu einem VDR
Obwohl virtuelle Datenräume viele Vorteile bieten, sind sie nicht für jede Branche geeignet. Beispielsweise könnten einige Regierungen beschließen, weiterhin physische Datenräume für einen streng vertraulichen Informationsaustausch zu nutzen. Der Schaden durch mögliche Cyberangriffe und Datenverletzungen übersteigt die Vorteile virtueller Datenräume. Die Ergebnisse solcher Ereignisse könnten katastrophal sein, wenn bedrohliche Parteien auf Verschlusssachen zugreifen. In diesen Fällen spielt die Verwendung eines VDR keine Rolle.
