Was ist die Kontoabstimmung?
Bei der Kontoabstimmung wird bestätigt, dass zwei getrennte Aufzeichnungen von Transaktionen in einem Konto gleich sind. Sowohl Institutionen als auch Einzelpersonen führen eine Kontoabstimmung durch. Auf institutioneller Ebene müssen Banken und Broker Transaktionen zwischen ihren Hauptbucheinträgen und den einzelnen Kontodaten intern überprüfen. Mithilfe der Kontoabstimmung können Unternehmen Fehler in der Buchhaltung ermitteln, die auf Fehler, Fehleinschätzungen oder Bargeldverlust hinweisen können. Dank der Computerautomatisierung ist dieser Prozess viel schneller als früher.
Die zentralen Thesen
- Die Kontoabstimmung bestätigt, dass zwei Transaktionsdatensätze gleich und ausgeglichen sind. Institute und Einzelpersonen führen die Kontoabstimmung in Scheckheften durch und stellen sicher, dass die Datensätze mit den Kontoauszügen übereinstimmen. Die Kontoabstimmung in Banken ist eine aufsichtsrechtliche und Compliance-Funktion.
Mit dem Sarbanes-Oxley Act von 2002 wurden Parameter für die Abstimmung von Unternehmenskonten festgelegt. Vor Sarbanes-Oxley wurde in den Rechnungslegungsstandards nicht berücksichtigt, dass Best Practices für die Rechnungslegung angewendet werden müssen. Mittlerweile unterliegen Unternehmen viel höheren Standards für interne Kontrollen und Prüfungsverfahren.
Der Abgleich erfolgt auch, wenn ein Kunde einer Bank oder eines Brokers bestätigt, dass seine oder ihre persönlichen Daten mit den Angaben auf den regelmäßigen Abrechnungen übereinstimmen. Auf individueller Ebene ist das Ausgleichen eines Scheckbuchs eine Form der Kontoabstimmung. Der Begriff kann sich auch auf das Ausgleichen der Bücher und Aufzeichnungen eines Unternehmens mit Softwareprogrammen und Dateneingaben beziehen.
Grundlegendes zur Kontoabstimmung
Bei größeren Instituten werden häufig externe Dritte mit der Kontenabstimmung beauftragt, was der Überprüfung ein gewisses Maß an Objektivität verleiht. Die Abstimmung von Konten innerhalb von Finanzinstituten ist eine wichtige Regulierungs- und Compliance-Funktion und ein Hauptaugenmerk für externe Regulierungsbehörden bei ihren Routineprüfungen des Unternehmens. Kunden dieser Firmen sollten außerdem genaue Aufzeichnungen führen und Unstimmigkeiten unverzüglich melden. Mit dem Aufkommen von Computersystemen zur Aufzeichnung von Transaktionen und Kundenpositionen kommt es beim Abgleichen häufig darauf an, kleine Abweichungen von ein paar Dollar oder sogar ein paar Cent zwischen einer Quelle und einer anderen zu beheben. Je länger ein Fehler aufgedeckt bleibt, desto schwieriger wird es, die beiden Datensätze miteinander in Einklang zu bringen.
Funktionsweise der Kontoabstimmung
Auf organisatorischer Ebene kann die Kontenabstimmung nach einem vereinfachten Verfahren durchgeführt werden. Zunächst sollten alle erforderlichen Buchhaltungsinformationen gesammelt werden. Anschließend werden die Kontoauszüge des Unternehmens mit dem Hauptbuch verglichen. Alle ausstehenden Abzüge im Hauptbuch des Unternehmens sollten vom endgültigen Saldo abgezogen werden, und alle ausstehenden Einzahlungen sollten dem endgültigen Saldo hinzugefügt werden. Wenn das Konto verzinst ist, sollte es berechnet werden. Ausstehende Schecks sollten abgezogen werden, ebenso wie Bankfehler wie ungenaue Belastungen oder Gutschriften und Bankgebühren. Schließlich sollten sowohl der Unternehmensauszug als auch das Hauptbuch den gleichen endgültigen Saldo aufweisen. Alle am Ende des Prozesses verbleibenden Fehler sollten untersucht werden, indem sichergestellt wird, dass jede Transaktion im Hauptbuch verbucht wird und ausstehende Einzahlungen und ausstehende Schecks berücksichtigt werden.
Einzelpersonen können ihre persönlichen Konten nach einem ähnlichen Verfahren abgleichen. Anstelle eines Hauptbuchs würden sie ihre Kontoauszüge oder sonstigen Kontoauszüge mit einem persönlichen Kontoauszug über Belastungen und Gutschriften vergleichen, beispielsweise mit einem Scheckheftregister. Dank des Online-Bankings und des Rückgangs von Schecks führen viele Personen keine Kontenabstimmung mehr für die meisten ihrer Finanzkonten durch und sind auf ihre Banken angewiesen, um den korrekten endgültigen Kontostand in Online-Banking-Portalen anzuzeigen.
