Was ist eine Ausgabe?
Ein Aufwand sind die Betriebskosten, die einem Unternehmen entstehen, um Einnahmen zu erzielen. Wie das populäre Sprichwort sagt: "Es kostet Geld, um Geld zu verdienen."
Zu den allgemeinen Aufwendungen zählen Zahlungen an Lieferanten, Löhne für Mitarbeiter, Fabrikleasing und Abschreibungen auf Ausrüstungen. Unternehmen dürfen steuerlich absetzbare Aufwendungen in ihre Einkommensteuererklärung eintragen, um ihr zu versteuerndes Einkommen und damit ihre Steuerschuld zu senken. Der Internal Revenue Service (IRS) hat jedoch strenge Regeln, welche Ausgaben Unternehmen als Abzug geltend machen dürfen.
Die zentralen Thesen
- Ein Aufwand sind die Betriebskosten, die einem Unternehmen entstehen, um Einnahmen zu generieren. Unternehmen können steuerlich absetzbare Aufwendungen auf ihre Einkommensteuererklärungen schreiben, sofern sie die Richtlinien des IRS erfüllen oder periodengerecht abgegrenzt. Es gibt zwei Hauptkategorien von Geschäftsausgaben in der Buchhaltung: Betriebsausgaben und nicht-Betriebsausgaben. Der IRS behandelt Kapitalausgaben anders als die meisten anderen Geschäftsausgaben.
Betriebsaufwand
Kosten verstehen
Eines der Hauptziele der Unternehmensleitung ist die Gewinnmaximierung. Dies wird erreicht, indem die Einnahmen gesteigert und die Ausgaben unter Kontrolle gehalten werden. Durch Kostensenkungen können Unternehmen noch mehr Geld mit Verkäufen verdienen. Wenn die Ausgaben jedoch zu stark gesenkt werden, kann dies auch nachteilige Auswirkungen haben. Wenn Sie beispielsweise weniger für Werbung bezahlen, senken Sie die Kosten, verringern aber auch die Sichtbarkeit und die Fähigkeit des Unternehmens, potenzielle Kunden zu erreichen.
Wie Ausgaben erfasst werden
Unternehmen teilen ihre Einnahmen und Ausgaben in ihrer Gewinn- und Verlustrechnung auf. Die Buchhalter erfassen ihre Ausgaben nach einer von zwei Buchhaltungsmethoden: auf Bar- oder Abgrenzungsbasis. In der Barabrechnung werden die Aufwendungen zum Zeitpunkt der Zahlung erfasst. Demgegenüber werden Aufwendungen nach der Abgrenzungsmethode erfasst, wenn sie anfallen.
Wenn beispielsweise ein Geschäftsinhaber einen Teppichreiniger für die Reinigung der Teppiche im Büro plant, erfasst ein Unternehmen, das Bargeld verwendet, die Ausgaben, wenn es die Rechnung bezahlt. Nach der Abgrenzungsmethode würde der Buchhalter die Teppichreinigungskosten erfassen, wenn das Unternehmen die Dienstleistung erhält. Aufwendungen werden in der Regel periodengerecht erfasst, um sicherzustellen, dass sie mit den in den Rechnungsperioden ausgewiesenen Erträgen übereinstimmen.
Wichtig
Die Aufwendungen werden zur Berechnung des Jahresüberschusses herangezogen. Die Gleichung zur Berechnung des Nettoeinkommens ist Einnahmen minus Ausgaben.
Verschiedene Arten von Ausgaben
Es gibt zwei Hauptkategorien von Geschäftsausgaben im Rechnungswesen:
- Betriebliche Aufwendungen : Aufwendungen im Zusammenhang mit den Hauptaktivitäten des Unternehmens, wie z. B. die Herstellungskosten, die Verwaltungsgebühren und die Miete. Nicht betriebliche Aufwendungen: Aufwendungen, die nicht direkt mit dem Kerngeschäft des Unternehmens zusammenhängen. Häufige Beispiele sind Zinsaufwendungen und andere mit der Aufnahme von Geldern verbundene Kosten.
Besondere Überlegungen
Nicht alle Ausgaben können abgezogen werden
Gemäß dem IRS muss ein Geschäftsaufwand "sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein, um abzugsfähig zu sein". Normal bedeutet, dass die Ausgaben in dieser Branche üblich sind oder akzeptiert werden, während bei Bedarf die Ausgaben bei der Erzielung von Einnahmen hilfreich sind. Geschäftsinhaber dürfen ihre persönlichen, nicht geschäftlichen Aufwendungen nicht als geschäftliche Abzüge geltend machen. Sie können auch keine Lobbykosten, Strafen und Geldstrafen geltend machen.
Anleger finden weitere Informationen in Publikation 535, Geschäftsausgaben auf der IRS-Website.
Kapitalaufwendungen
Investitionsausgaben, im Allgemeinen als CapEx bezeichnet, sind Mittel, die von einem Unternehmen zum Erwerb, zur Aufrüstung und zum Unterhalt von Sachanlagen wie Immobilien, Gebäuden, Industrieanlagen, Technologien oder Ausrüstungen verwendet werden.
Das IRS behandelt Kapitalaufwendungen anders als die meisten anderen Geschäftsaufwendungen. Während die meisten Geschäftskosten in dem Jahr, in dem sie anfallen, aufwandswirksam erfasst oder auf das Geschäftsergebnis abgeschrieben werden können, müssen die Kapitalkosten im Laufe der Zeit aktiviert oder langsam abgeschrieben werden. Das IRS hat einen Zeitplan, der den Teil eines Kapitalvermögens festlegt, den ein Unternehmen jedes Jahr abschreiben kann, bis der gesamte Aufwand geltend gemacht wird. Die Anzahl der Jahre, in denen ein Unternehmen einen Kapitalaufwand abschreibt, hängt von der Art des Vermögenswerts ab.
