Was ist eine Pro-Forma-Rechnung?
Eine Pro-forma-Rechnung ist ein vorläufiger Kaufvertrag, der dem Käufer vor einer Lieferung oder Auslieferung von Waren zugestellt wird. In der Rechnung werden in der Regel die gekauften Artikel und andere wichtige Informationen wie das Versandgewicht und die Transportkosten beschrieben. Pro-forma-Rechnungen, lateinisch für "als Formsache" oder "der Form halber", spielen bei internationalen Transaktionen häufig eine Rolle, insbesondere für Zollzwecke bei Importen.
Die zentralen Thesen
- Die meisten Pro-forma-Rechnungen geben dem Käufer einen genauen Verkaufspreis an. Keine Richtlinien schreiben die genaue Darstellung oder das Format einer Pro-forma-Rechnung vor. Eine Pro-forma-Rechnung erfordert nur genügend Informationen, damit der Zoll die aus einer allgemeinen Prüfung der enthaltenen Waren resultierenden Abgaben bestimmen kann.
Pro-forma-Rechnung erklärt
Eine Pro-forma-Rechnung unterscheidet sich von einem einfachen Preisangebot dadurch, dass es sich um eine verbindliche Vereinbarung handelt, die Verkaufsbedingungen sind jedoch freibleibend. Unternehmen in nahezu allen Branchen verwenden Pro-forma-Rechnungen, um ihren internen Genehmigungsprozess für den Einkauf zu erfüllen. Pro-forma-Rechnungen rationalisieren den Verkaufsprozess, indem zusätzliches Hin- und Her nach dem Verkauf entfällt, da alle Bedingungen im Voraus vereinbart wurden.
Die meisten Pro-forma-Rechnungen liefern dem Käufer einen genauen Verkaufspreis. Es enthält eine Schätzung etwaiger Provisionen oder Gebühren, wie z. B. anfallender Steuern oder Versandkosten. Obwohl die Pro-forma-Rechnung Änderungen unterliegen kann, handelt es sich um eine nach Treu und Glauben erstellte Schätzung, um zu vermeiden, dass der Käufer nach Abschluss der Transaktion unerwarteten und erheblichen Kosten ausgesetzt wird.
Eine Firma kann eine Pro-forma-Rechnung vor dem Versand vereinbarter Leistungen oder zusammen mit den versendeten Artikeln senden. Es enthält zwar die genauen Kosten und die mit dem Verkauf verbundenen Details, es handelt sich jedoch nicht um eine offizielle Zahlungsaufforderung. Es gibt keine Richtlinien, die die genaue Darstellung oder das Format einer Pro-forma-Rechnung vorschreiben, und sie kann anderen Handelsrechnungen ähneln oder nicht.
Handels- und Pro-Forma-Rechnungen sowie US-Zoll
Spezifische Unterlagen sind erforderlich, bevor Waren in den USA den Zoll passieren können. Auf einer herkömmlichen Handelsrechnung müssen wesentliche Informationen wie Käufer und Verkäufer, eine Beschreibung der Ware, die Menge, der Wert aller versandten Artikel und der Ort des Kaufs aufgeführt sein.
Eine Pro-forma-Rechnung benötigt nur genügend Informationen, damit der Zoll die erforderlichen Abgaben aus einer allgemeinen Prüfung der enthaltenen Waren ermitteln kann. Wenn ein Unternehmen eine Proformarechnung für den Zoll verwendet, muss es innerhalb von 120 Tagen eine Handelsrechnung vorlegen.
Praxisbeispiel einer Pro-Forma-Rechnung
Wenn die Parteien bereits einen Verkauf abgeschlossen haben, wird dies auf einer Handelsrechnung vermerkt. Wenn die Transaktion noch nicht stattgefunden hat, kann die Verkaufsfirma eine Pro-forma-Rechnung verwenden. Ein Unternehmen kann auch eine Pro-forma-Rechnung verwenden, wenn die Bedingungen des Kaufvertrags vorsehen, dass die vollständige Zahlung erst fällig wird, wenn der Käufer bestimmte Waren erhält.
Beispielsweise kann ein Bäckereikunde dem Preis eines Kuchens auf der Pro-Forma-Rechnung zustimmen, und der Bäcker liefert den Kuchen, sobald er fertig ist. Der Kunde zahlt bei Rechnungserhalt. Der endgültige Rechnungsbetrag entspricht dem Betrag auf der Pro-forma-Rechnung oder liegt in der Nähe desselben.
