Was sind erstattungsfähige Auslagen?
Erstattungsfähige Auslagen sind Dinge, die ein Mitarbeiter im Voraus bezahlt und die dann von seinem Unternehmen zurückgezahlt werden. Dies sind oft arbeitsbedingte Kosten, obwohl Versicherungsunternehmen manchmal von ihren Kunden verlangen, dass sie für die Vorleistungen aufkommen und diese dann zurückzahlen.
Die zentralen Thesen
- Erstattungsfähige Auslagen sind Dinge, für die Sie mit Ihrem eigenen Geld bezahlen, und die dann von jemandem zurückgezahlt werden. Sie werden häufig von reisenden Mitarbeitern bezahlt, die unterwegs arbeitsbedingte Güter und Dienstleistungen benötigen. Versicherungsunternehmen verlangen manchmal auch von ihren Kunden, dass sie für Vorleistungen aufkommen und diese erstatten.
Grundlegendes zu erstattungsfähigen Auslagen
Wenn beispielsweise ein Verkäufer jeden Tag zu mehreren Standorten fährt, um die Kunden persönlich zu besuchen, ist der für Benzin ausgegebene Betrag eine erstattungsfähige Ausgabe. Manchmal wird sogar der Verschleiß, der durch übermäßige Kilometer auf einem Privatfahrzeug verursacht wird, das für die Arbeit verwendet wird, an einen Mitarbeiter zurückgezahlt. Es hängt alles von der Unternehmenspolitik ab. Ein Mitarbeiter kann die Kilometer- und / oder Benzinkosten aufzeichnen und einen Nachweis über die Zahlung vorlegen, oder er kann sich dafür entscheiden, den Abzug bei der Einreichung der Steuern für das nächste Jahr zu verwenden.
Auf Reisen können auch erstattungsfähige Spesen anfallen. Wenn ein Teil der Arbeit einer Person darin besteht, im Flugzeug zu hüpfen und das ganze Jahr über an Konferenzen teilzunehmen, sind Ausgaben wie Essen, Hotel, Flug, Trinkgelder usw. oft erstattungsfähig. Einige Unternehmen verzichten auf die Bezahlung von alkoholischen Getränken. Auch hier ist es eine Frage der Politik.
Eine andere Situation, in der häufig Einkäufe aus eigener Tasche erforderlich sind, besteht darin, dass jemand täglich oder einige Tage in der Woche von zu Hause aus arbeitet. Normalerweise begibt sich ein Telearbeiter einfach in den örtlichen Bürobedarfsladen, um Artikel wie Druckpatronen, Papier, Computerzubehör usw. zu kaufen, oder lädt die erforderlichen Anwendungen online herunter, wenn ein Unternehmen sie nicht über ein verbundenes Netzwerk und mithilfe der IT bereitstellt. Auch diese Kosten sind erstattungsfähig, es sei denn, ein Mitarbeiter verwendet sie als Abzüge auf die Steuern des nächsten Jahres. Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter erstattet, kann es alle Kosten als Betriebsausgaben abziehen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Steuern einer Person hat.
Aus medizinischen Gründen setzen sich Versicherungsunternehmen häufig direkt mit Ärzten oder Dienstleistern in Verbindung, um die Zahlung abzuwickeln. Gelegentlich muss die versicherte Person bei Versicherungspolicen das Produkt oder die Dienstleistung im Voraus bezahlen und anschließend eine Quittung zur Erstattung einreichen.
Die Mitarbeiter sollten täglich genaue Aufzeichnungen über die Ausgaben führen und Belege auf Formularen bereitstellen, die entweder von ihren Unternehmen oder online bereitgestellt und nach einem festgelegten Zeitplan an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet wurden. Der gesamte Kilometerstand sollte protokolliert werden, einschließlich Kilometerstand, Datum und Ort. Pendelmeilen sind jedoch nicht erstattungsfähig.
In vielen Fällen ist es für beide Seiten vorteilhaft und einfacher, wenn ein Arbeitgeber die Kosten im Voraus bezahlt. Dies spart Abrechnungszeit und verhindert, dass ein Mitarbeiter persönliches Geld für geschäftliche Zwecke ausgeben muss, wenn dies schwierig sein könnte.
Ein weiterer Weg, wie Unternehmen Ausgaben abwickeln, ist die Bereitstellung einer Firmenkreditkarte in ihrem Namen, und der Restbetrag wird direkt an die Händler gezahlt.
Eine erstattungsfähige Ausgabe für einen Vertriebsmitarbeiter kann eine Restaurantrechnung sein, die aus der Werbung für einen potenziellen Kunden stammt, oder die Kosten für die Fahrt zu einem Verkaufskurs in einer benachbarten Stadt. In den meisten Unternehmen gibt es Richtlinien, anhand derer die Mitarbeiter ermitteln können, welche Ausgaben als erstattungsfähige Auslagen gelten und welche nicht. Normalerweise müssen die Mitarbeiter Quittungen aufbewahren und detaillierte Erklärungen für ihre Einkäufe abgeben.
