Was ist eine Angebotsanfrage (RFQ)?
Eine Angebotsanfrage (Request for Quote, RFQ) ist eine Aufforderung für Waren oder Dienstleistungen, bei der ein Unternehmen Lieferanten auffordert, ein Preisangebot abzugeben und die Chance zur Erfüllung bestimmter Aufgaben oder Projekte zu bieten. Eine Ausschreibung, auch Ausschreibung (Invitation for Bid, IFB) genannt, ist in der Regel der erste Schritt bei der Einreichung einer Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP). Diese beiden Dokumente sind ähnlich, da sie Details zu dem Projekt oder den erforderlichen Dienstleistungen enthalten. RFQs verlangen jedoch im Allgemeinen ein umfassenderes Preisangebot. Anfragen können einzeln oder als Anhang an eine Ausschreibung gesendet werden.
Wie Anfragen für ein Angebot funktionieren
Zusätzlich zur Preisgestaltung können RFQs Details wie Zahlungsbedingungen, Faktoren, die die Auswahl des Angebots eines Unternehmens beeinflussen können, Einreichungsfristen und dergleichen enthalten. Eine Regierungsbehörde, die beispielsweise 500 Computer mit einer bestimmten Festplattengröße und Verarbeitungsgeschwindigkeit kaufen möchte, würde als potenzielle Bieter eine Anfrage an eine Reihe von Anbietern senden.
Da das RFQ-Format innerhalb eines bestimmten Unternehmens einheitlich ist, kann das anfragende Unternehmen sie leicht vergleichen, wenn die RFQs mit ihren Preisangeboten zurückkommen. In der Regel besteht ein RFQ-Prozess aus vier Abschnitten:
Die Vorbereitungsphase, die Verarbeitungsphase, die Vergabephase und die Abschlussphase. Das Unternehmen vergibt den Auftrag in der Regel an den Anbieter, der die Mindestqualifikationskriterien erfüllt und das niedrigste Gebot vorlegt.
Besondere Überlegungen: Verwenden von RFQs
Anfragen sind keine öffentlichen Ankündigungen. Da das anfragende Unternehmen Anfragen nur an vertrauenswürdige Unternehmen sendet, muss es keine langen Beschaffungsunterlagen erstellen. Im Gegensatz zu einer öffentlichen Aufforderung kann ein Unternehmen auch nur die Anzahl der von ihm angeforderten Angebote zurückerhalten, was ebenfalls Zeit spart.
Durch die Verwendung einer Anfrage wird der Zeitaufwand für die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen verringert. Es bietet auch ein gewisses Maß an Sicherheit, da ein Unternehmen Angebote nur von Anbietern erhält, die es bevorzugt. Auf der anderen Seite kann es vorkommen, dass ein Unternehmen den niedrigsten verfügbaren Preis verpasst oder sich über neue Anbieter von hoher Qualität informiert, weil Ausschreibungen das Ausmaß des Wettbewerbs verringern.
Wenn ein Unternehmen auf Anfrage ein Angebot erhält, handelt es sich weder um ein Angebot noch um einen verbindlichen Vertrag. Der Anwalt bietet dem ausgewählten Verkäufer die Stelle an, indem er ihm eine Bestellung zusendet, bei der es sich im Grunde um einen Vertrag handelt, in dem die Arbeitsbedingungen festgelegt sind. Wenn ein Verkäufer die Bestellung annimmt und unterschreibt, beginnt der Vertrag.
