Was ist ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS)?
Ein Rechnungslegungsinformationssystem (AIS) umfasst die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Finanz- und Rechnungslegungsdaten, die von internen Benutzern verwendet werden, um Informationen an Anleger, Gläubiger und Steuerbehörden weiterzuleiten. Im Allgemeinen handelt es sich um eine computerbasierte Methode zur Verfolgung von Buchhaltungstätigkeiten in Verbindung mit informationstechnologischen Ressourcen. Ein AIS kombiniert traditionelle Rechnungslegungspraktiken wie die Anwendung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) mit modernen Ressourcen der Informationstechnologie.
Wie ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) verwendet wird
Ein Abrechnungsinformationssystem enthält verschiedene Elemente, die im Abrechnungszyklus von Bedeutung sind. Obwohl die in einem System enthaltenen Informationen je nach Branche und Unternehmensgröße variieren, enthält ein typisches AIS Daten zu Einnahmen, Ausgaben, Kundeninformationen, Mitarbeiterinformationen und Steuerinformationen. Zu den spezifischen Daten gehören Kundenaufträge und Analyseberichte, Bestellanforderungen, Rechnungen, Scheckregister, Inventar, Gehaltsabrechnung, Hauptbuch, Probesaldo und Informationen zum Jahresabschluss.
Ein Buchhaltungsinformationssystem muss eine Datenbankstruktur zum Speichern von Informationen haben. Diese Datenbankstruktur ist normalerweise mit einer Abfragesprache programmiert, die die Bearbeitung von Tabellen und Daten ermöglicht. Ein AIS verfügt über zahlreiche Felder, in die Daten eingegeben und zuvor gespeicherte Daten bearbeitet werden können. Darüber hinaus sind Buchhaltungsinformationssysteme häufig hochsichere Plattformen mit vorbeugenden Maßnahmen gegen Viren, Hacker und andere externe Quellen, die versuchen, Informationen zu sammeln. Cybersicherheit wird immer wichtiger, da immer mehr Unternehmen ihre Daten elektronisch speichern.
Die verschiedenen Ausgaben eines Buchhaltungsinformationssystems veranschaulichen die Vielseitigkeit seiner Datenmanipulationsfähigkeiten. Ein AIS erstellt Berichte mit Fälligkeitsberichten für Debitoren, die auf Kundeninformationen, Abschreibungsplänen für Sachanlagen und Probesalden für die Finanzberichterstattung basieren. Kundenlisten, Steuerberechnungen und Lagerbestände können ebenfalls reproduziert werden. Korrespondenzen, Notizen oder Präsentationen sind jedoch nicht im AIS enthalten, da diese Posten keinen direkten Bezug zur Finanzberichterstattung oder Buchhaltung eines Unternehmens haben.
Vorteile von Buchhaltungsinformationssystemen
Abteilungsübergreifende Schnittstelle
Ein Buchhaltungsinformationssystem strebt eine abteilungsübergreifende Schnittstelle an. Innerhalb des Systems kann der Vertrieb das Verkaufsbudget hochladen. Diese Informationen werden vom Inventarverwaltungsteam verwendet, um Inventuren durchzuführen und Materialien zu kaufen. Beim Kauf des Inventars kann das System die Kreditorenabteilung über die neue Rechnung informieren. Ein AIS kann auch Informationen über eine neue Bestellung freigeben, damit die Abteilungen für Fertigung, Versand und Kundendienst über den Verkauf informiert sind.
Interne Kontrollen
Ein wesentlicher Bestandteil der Rechnungslegungsinformationssysteme sind interne Kontrollen. Im System können Richtlinien und Verfahren festgelegt werden, um sicherzustellen, dass vertrauliche Kunden-, Lieferanten- und Geschäftsinformationen in einem Unternehmen gespeichert werden. Durch die Verwendung von physischen Zugriffsgenehmigungen, Anmeldeanforderungen, Zugriffsprotokollen, Berechtigungen und Aufgabentrennung können Benutzer nur auf die relevanten Informationen beschränkt werden, die für die Erfüllung ihrer Geschäftsfunktion erforderlich sind.
