Was ist eine Kundeninformationsdatei (CIF)?
Eine Kundeninformationsdatei (Customer Information File, CIF) ist eine elektronische Datei, in der alle relevanten Informationen zu den persönlichen Daten und den Kontodaten eines Kunden gespeichert sind. Mit der Kundeninformationsdatei (CIF), die eine CIF-Nummer enthält, kann das Unternehmen seine Kundenkonten nach Beziehung und nicht streng nach Kontotyp anzeigen. Obwohl es in vielen Branchen Kundenakten gibt, werden CIFs traditionell mit dem Bankensektor in Verbindung gebracht. Ein CIF bei einer Bank kann die Kreditbeziehungen, Konten und Eigentumsinformationen eines Kunden enthalten.
Die zentralen Thesen
- Eine Kundeninformationsdatei (Customer Information File, CIF) ist eine computergestützte Datei, die von Unternehmen verwendet wird, die die persönlichen Daten und Kontodaten eines Kunden speichern. Im Bankgeschäft enthält ein CIF Daten wie etwa Kreditbeziehungen, Kontoinhaberdaten, die Anzahl und die Art der Konten, deren Eigentümer es ist. Online-Einzelhändler erstellen außerdem CIFs für aktuelle oder potenzielle Kunden auf der Grundlage ihrer Online-Produktsuche oder -käufe.
Funktionsweise einer Kundeninformationsdatei (CIF)
Das CIF für Bankunterlagen enthält Informationen wie die Kontensalden und -transaktionen eines Kunden in Bezug auf wichtige Statistiken sowie Kontotypen. Es wird so oft wie möglich täglich aktualisiert, um die Richtigkeit zu gewährleisten, und wird zur Unterstützung verschiedener Dienst- und Verwaltungsfunktionen verwendet.
Ein CIF bietet dem Unternehmen eine Zusammenfassung aller mit einem bestimmten Kunden verbundenen Aktivitäten. Ein CIF wird heute häufiger in elektronischer Form zusammen mit seiner CIF-Nummer geführt. Es gibt jedoch häufig auch einen CIF-Papierordner, der relevante Dokumente enthält, z. B. Signaturkarten, die bei der Kontoeröffnung verwendet werden. Die Kundeninformationsdatei fungiert als zentraler Punkt für die Prüfung von Kundendaten, ohne dass jedes Konto oder jede Transaktion einzeln nachgeschlagen werden muss.
Commercial Banking verwendet CIFs, um die verschiedenen Kreditprodukte wie Geschäftskredite und Kreditkarten darzustellen, die derzeit von einem Kunden verwendet werden. Das CIF kann auch Informationen zu früheren Anfragen anzeigen, um gezielte Informationen für den Zweck des Cross-Selling bereitzustellen, das bestehenden Kunden ergänzende Produkte anbietet.
CIF und Datensicherheit
Jedes Unternehmen oder Unternehmen, das bestimmte Kundeninformationen erfasst, muss offenlegen, wie diese erfasst und wie sie verwendet werden. Darüber hinaus muss das Unternehmen bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, um die Daten vor versehentlicher oder erzwungener Offenlegung durch Unbefugte zu schützen.
Die Federal Trade Commission trägt zum Schutz von Verbrauchern und Unternehmen bei, indem sie regelt, wie Daten in den USA gesichert werden sollen. Die FTC unterstützt Unternehmen auch bei der Wahrung der Datensicherheit und der ordnungsgemäßen Entsorgung von Daten.
Besondere Überlegungen
Eine Kundeninformationsdatei (CIF) und ihre Daten werden häufig als Marketinginstrument verwendet. Beispielsweise kann ein CIF mit Online-Händlern Informationen zu früheren Websuchen, zuvor angesehenen Produkten und Käufen enthalten. Das Such- und Browsing-Verhalten hilft Online-Unternehmen dabei, andere Artikel zu ermitteln, die den Kunden für neue oder zusätzliche Verkäufe interessieren könnten.
Service Provider unterhalten auch CIFs für zukünftige Marketingzwecke. Dies kann Mitteilungen an einen Verbraucher über Dienstleistungen umfassen, die der Verbraucher in bestimmten Zeitabständen in Anspruch nimmt, beispielsweise Fahrzeugwartungs- oder Landschaftsgestaltungsdienstleistungen. Durch das Sammeln von Informationen zum Zeitpunkt der letzten Inanspruchnahme des Dienstes kann das Unternehmen vorhersehen, wann der Kunde diesen möglicherweise in Zukunft benötigt, und eine Erinnerung senden.
Beispiel einer Kundeninformationsdatei
Ein CIF enthält häufig personenbezogene Daten. Dies kann den Namen, die Adresse und die Telefonnummer des Kunden zum Zwecke der Abwicklung von Einkäufen umfassen. Ein CIF kann auch das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer einer Person enthalten, was im Bankwesen oder unter kreditrelevanten Umständen häufiger erforderlich ist. Weitere Informationen, wie Rasse und Geschlecht, können ebenfalls in den Informationen enthalten sein.
