DEFINITION VON PROXYMATERIALIEN
Proxy-Materialien sind Dokumente, die von der Securities & Exchange Commission (SEC) gemäß dem Securities Exchange Act von 1934, Abschnitt 14 (a), reguliert werden. Börsennotierte Unternehmen müssen den Aktionären jährlich relevante Materialien zur Verfügung stellen, von denen einige unter anderem die Funktionsweise des Unternehmens, das Abstimmungsverfahren, die Anzahl der ausstehenden Aktien, die Vergütung der Geschäftsleitung und die Zusammensetzung des Verwaltungsrates beschreiben. Die Gesellschaft verschickt die Unterlagen 30 bis 40 Tage vor einer jährlichen Hauptversammlung. Es soll den Aktionären einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und Stimmen für potenzielle Unternehmensentscheidungen wie die Wahl neuer Direktoren einholen.
BREAKING DOWN Proxy-Materialien
Proxy-Materialien gemäß den SEC-Vorschriften enthalten spezifische Unternehmensinformationen, sodass Anleger unter bestimmten Umständen ein klares Bild von den zu befolgenden Verfahren haben. Beispielsweise müssen die Stimmrechtsvertreter eines Unternehmens angeben, ob es ein Standardverfahren für die Aktionäre gibt, mit dem sie sich an den Verwaltungsrat wenden können, und falls keines vorhanden ist, müssen die Stimmrechtsvertreter bestimmte Gründe für das Fehlen eines solchen Verfahrens angeben. Weitere Informationen in den Unterlagen zur Stimmrechtsvertretung beschreiben das Management, Vorschläge von Aktionären und Hintergrundinformationen, die den Aktionären helfen können, eine fundierte Wahl zu treffen. Ab 2009 verlangt die SEC von allen börsennotierten Unternehmen, Proxy-Materialien auf ihrer Investor Relations-Website zu veröffentlichen.
Da es zu Chaos kommen würde, wenn jeder Aktionär auf der Jahresversammlung abstimmen würde, wird ihm eine Vollmachtkarte oder ein Stimmrechtsanweisungsformular zur Verfügung gestellt, damit er im Voraus eine Entscheidung treffen kann. In der Vollmachtserklärung ist angegeben, wie viele Aktien ein Anleger besitzt und welche stimmberechtigt sind. Wenn Anleger Aktien in den USA besitzen, liegt der Stichtag - der Stichtag für Dividenden und Stimmen der Aktionäre - vor der von der Gesellschaft festgelegten Jahresversammlung. Der Besitz von Aktien vor dem Nachweisstichtag gewährt den Aktionären das Stimmrecht für die bevorstehende Versammlung. Nicht in jedem Land wird ein Aufzeichnungsdatum verwendet. In diesem Fall können die Aktionäre ihre Stimme abgeben, wenn sie die Aktien am oder vor der Versammlung halten.
Anweisungen zur Stimmrechtsvertretung
Das Paket der Vollmachtsunterlagen enthält die Offenlegungsunterlagen des Geschäftsberichts, die Vollmachtserklärung und vor allem eine Vollmachtskarte oder ein Weisungsformular für die bevorstehende Hauptversammlung. Aktionäre erhalten dies nur, wenn sie ein eingetragener Eigentümer oder wirtschaftlicher Eigentümer sind. Ein eingetragener Eigentümer oder Platteninhaber ist direkter Eigentümer von Gesellschaftsanteilen oder indirekter Eigentümer über eine Bank oder einen Broker-Händler.
Auf der anderen Seite halten wirtschaftliche Eigentümer Anteile ausschließlich über einen Broker-Dealer oder eine Bank. Die Mehrheit der Anleger in den USA besitzt Wertpapiere als wirtschaftliche Eigentümer. In diesem Fall verwenden sie ein Stimmrechtsanweisungsformular, um den Broker vor der Unternehmenssitzung anzuweisen, wie er abstimmen soll.
