Was ist Kreditorenbuchhaltung (AP)?
Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist ein Konto im Hauptbuch, das die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, eine kurzfristige Schuld gegenüber seinen Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen. Eine andere gebräuchliche Verwendung von "AP" bezieht sich auf die Geschäftsabteilung oder den Geschäftsbereich, die bzw. der für die Zahlung der vom Unternehmen geschuldeten Zahlungen an Lieferanten und andere Gläubiger verantwortlich ist.
Die zentralen Thesen
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Beträge, die Lieferanten oder Lieferanten für noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen zustehen. Die Summe aller ausstehenden Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten wird in der Bilanz des Unternehmens als Verbindlichkeiten ausgewiesen. Die Zunahme oder Abnahme insgesamt AP aus der Vorperiode sind in der Kapitalflussrechnung aufgeführt. Die Geschäftsleitung kann sich dafür entscheiden, die ausstehenden Rechnungen so früh wie möglich zu begleichen, um den Cashflow zu verbessern.
Abbrechnungsverbindlichkeiten
Grundlegendes zu Kreditorenbuchhaltung (AP)
Der Gesamtbetrag der zu einem bestimmten Zeitpunkt zu zahlenden Verbindlichkeiten (AP) eines Unternehmens wird in seiner Bilanz unter dem Abschnitt "Laufende Verbindlichkeiten" ausgewiesen. Verbindlichkeiten sind Schulden, die innerhalb einer bestimmten Frist beglichen werden müssen, um einen Zahlungsverzug zu vermeiden. Auf Unternehmensebene bezieht sich AP auf kurzfristige Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Die Verbindlichkeit ist im Wesentlichen eine kurzfristige Schuldverschreibung von einem Geschäft zu einem anderen Geschäft oder Unternehmen. Die Gegenpartei würde die Transaktion als Erhöhung ihrer Forderungen in gleicher Höhe verbuchen.
Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist eine wichtige Kennzahl in der Bilanz eines Unternehmens. Wenn AP über einen früheren Zeitraum ansteigt, bedeutet dies, dass das Unternehmen mehr Waren oder Dienstleistungen auf Kredit kauft als in bar. Wenn der AP eines Unternehmens abnimmt, bedeutet dies, dass das Unternehmen seine früheren Schulden zu einem schnelleren Satz begleicht, als neue Artikel auf Kredit zu kaufen. Das Kreditorenmanagement ist für die Steuerung des Cashflows eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Bei Verwendung der indirekten Methode zur Erstellung der Kapitalflussrechnung wird die Nettozunahme oder -verringerung des AP gegenüber der Vorperiode im oberen Abschnitt, dem Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit, angezeigt. Das Management kann mit AP den Cashflow des Unternehmens bis zu einem gewissen Grad manipulieren. Wenn das Management beispielsweise die Liquiditätsreserven für einen bestimmten Zeitraum erhöhen möchte, kann es die Zeit verlängern, die das Unternehmen benötigt, um alle ausstehenden Konten in AP zu begleichen. Diese Flexibilität für eine spätere Zahlung muss jedoch gegen die laufenden Beziehungen des Unternehmens zu seinen Lieferanten abgewogen werden. Es ist immer eine gute Geschäftspraxis, Rechnungen nach Fälligkeit zu bezahlen.
Kreditorenbuchhaltung (AP) erfassen
Voraussetzung für eine ordnungsgemäße doppelte Buchführung ist, dass für alle Buchungen im Hauptbuch stets eine Gegenbuchung und eine Gutschrift erfolgt. Um Kreditorenbuchhaltung zu erfassen, schreibt der Buchhalter die Kreditorenbuchhaltung bei Erhalt der Rechnung oder Rechnung gut. Der Belastungsausgleich für diesen Eintrag erfolgt in der Regel auf einem Aufwandskonto für die Ware oder Dienstleistung, die auf Kredit gekauft wurde. Die Belastung kann auch auf einem Aktivkonto erfolgen, wenn der gekaufte Artikel ein aktivierbarer Vermögenswert ist. Wenn die Rechnung bezahlt ist, belastet der Buchhalter die Verbindlichkeiten, um den Haftungssaldo zu verringern. Das Gegenguthaben wird dem Geldkonto gutgeschrieben, wodurch sich auch das Barguthaben verringert.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Unternehmen erhält eine 500-Dollar-Rechnung für Büromaterial. Wenn die AP-Abteilung die Rechnung erhält, werden ein Guthaben in Höhe von 500 USD und eine Belastung der Bürobedarfsausgaben in Höhe von 500 USD verbucht. Die Belastung des Bürobedarfs mit 500 USD fließt zu diesem Zeitpunkt in die Gewinn- und Verlustrechnung, sodass das Unternehmen den Kaufvorgang erfasst hat, obwohl kein Bargeld ausgezahlt wurde. Dies steht im Einklang mit der periodengerechten Rechnungslegung, bei der Aufwendungen erfasst werden, wenn sie anfallen, anstatt wenn Bargeld den Besitzer wechselt. Das Unternehmen zahlt dann die Rechnung, und der Buchhalter schreibt eine Gutschrift in Höhe von 500 USD auf das Geldkonto und eine Lastschrift in Höhe von 500 USD auf die Kreditorenbuchhaltung.
Ein Unternehmen kann gleichzeitig viele offene Zahlungen an Lieferanten haben. Alle ausstehenden Zahlungen an Kreditoren werden in den Verbindlichkeiten erfasst. Wenn sich jemand den Saldo der Verbindlichkeiten ansieht, wird der Gesamtbetrag angezeigt, den das Unternehmen allen Lieferanten und kurzfristigen Kreditgebern schuldet. Dieser Gesamtbetrag wird in der Bilanz ausgewiesen. Wenn das oben genannte Unternehmen beispielsweise auch eine Rechnung für Rasenpflegedienstleistungen in Höhe von 50 USD erhalten hätte, entspräche die Summe beider Einträge in den Verbindlichkeiten 550 USD, bevor das Unternehmen diese Schulden abbezahlt.
Kreditorenbuchhaltung vs. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Obwohl einige Leute die Ausdrücke "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" und "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" synonym verwenden, beziehen sich die Ausdrücke auf ähnliche, aber leicht unterschiedliche Situationen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen stellen das Geld dar, das ein Unternehmen seinen Lieferanten für vorratsbezogene Waren schuldet, beispielsweise für Geschäftsgüter oder Materialien, die Teil des Inventars sind. Die Verbindlichkeiten umfassen alle kurzfristigen Schulden oder Verpflichtungen des Unternehmens.
Wenn ein Restaurant beispielsweise einer Lebensmittel- oder Getränkefirma Geld schuldet, sind diese Artikel Teil des Inventars und damit Teil der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. In der Zwischenzeit fallen Verpflichtungen gegenüber anderen Unternehmen, z. B. dem Unternehmen, das die Uniformen des Restaurants putzt, in die Kategorie der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Beide Kategorien fallen unter die Kategorie der allgemeinen Verbindlichkeiten, und viele Unternehmen fassen beide unter dem Begriff Verbindlichkeiten zusammen.
Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind im Wesentlichen Gegensätze. Kreditorenbuchhaltung ist das Geld, das ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, während Kreditorenbuchhaltung das Geld ist, das dem Unternehmen normalerweise von Kunden geschuldet wird. Wenn ein Unternehmen mit einem anderen Unternehmen Kreditgeschäfte tätigt, erfasst das eine Unternehmen einen Eintrag in die Kreditorenbuchhaltung, während das andere Unternehmen einen Eintrag in die Kreditorenbuchhaltung erfasst.
