Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Transaktionen kann ein erfahrener Geschäftsinhaber Excel als Ersatz für Buchhaltungssoftware verwenden. Excel verfügt über alle Tools, die zum Erstellen und Verwalten eines Hauptbuchs erforderlich sind, erfordert jedoch ein solides Verständnis der grundlegenden Buchhaltung und der Liebe zum Detail. Für Geschäftsinhaber, die sich nicht sicher sind, ob sie bereit sind oder über die Ressourcen verfügen, in Buchhaltungssoftware zu investieren, ist Excel möglicherweise ein guter Ort, um Buchhaltungsunterlagen zu führen, bis die Buchhaltungssoftware gekauft wird.
Excel als Hauptbuch verwenden
Ein einfaches Protokollierungssetup sollte zuerst Spalten für das Transaktionsdatum, die Transaktionsbeschreibung und eine Referenznummer enthalten, z. B. eine Rechnungs- oder Schecknummer. In den nächsten Spalten werden die Konten aufgelistet, die im Laufe des Jahres verwendet werden sollen. Bei der Auswahl der Konten sollten sorgfältige Überlegungen angestellt werden, da es schwierig sein wird, später zurückzukehren und Änderungen vorzunehmen. Von links nach rechts sollten die ersten aufgelisteten Konten Gewinn- und Verlustrechnungen sein, beginnend mit den Einnahmen und endend mit den Ausgaben. Als nächstes folgen die Aktiva-Konten, dann die Passiva-Konten und zuletzt die Eigenkapitalkonten.
Das Hauptbuch verwendet die doppelte Buchführung, um alle Transaktionen des Unternehmens im Auge zu behalten. Es ist wichtig, ein solides Verständnis dieses Konzepts zu haben, bevor Excel als Hauptbuch verwendet wird.
Was ist doppelte Buchhaltung?
Wenn dies ein neues Unternehmen ist, wird die erste Transaktion wahrscheinlich das in das Unternehmen investierte Eigenkapital sein. Nehmen wir als Beispiel einen Unternehmer namens Jane, der beschließt, eine Maschinenwerkstatt zu eröffnen. Sie hat 750.000 US-Dollar aus Ersparnissen, um mit dem Geschäft zu beginnen, und eröffnet ein Girokonto für das Geschäft mit dem Geld.
Unter Verwendung von Konzepten der doppelten Buchführung weiß Jane, dass diese Transaktion das Cash-Konto des Unternehmens (die Sollbuchung) erhöht und durch eine Erhöhung des Eigenkapitalkontos des Eigentümers (die Gutschriftbuchung) ausgeglichen wird. In diesem Excel-System sollten alle Lastschriftbuchungen als positive Werte erfasst werden, während alle Gutschriftbuchungen mit negativen Werten erfasst werden sollten.
In diesem Beispiel sollte Jane das Transaktionsdatum und eine Beschreibung wie „Kapitalanlage“ in die erste Zeile der Tabelle eingeben. Sie wird dann einen positiven Eintrag in Höhe von 750.000 USD in die Spalte "Bargeld" der Tabelle und einen negativen Eintrag in Höhe von 750.000 USD in die Spalte "Eigenkapital" der Tabelle eingeben. Um die Zahlen zu überprüfen, sollte Jane eine Summenformel verwenden, um sicherzustellen, dass alle Einträge in jeder Zeile eine Summe von null Dollar ergeben.
Von dort aus wird Jane weiterhin eine Zeile für jede Transaktion eingeben. Wenn sie Geräte mit dem Firmengeld kauft, gibt Jane eine Transaktion ein, um eine Belastung oder einen positiven Eintrag in der Kontospalte "Geräte" und eine Gutschrift oder einen negativen Eintrag in der Kontospalte "Bargeld" anzuzeigen. Wenn sie Bearbeitungsdienstleistungen an einen Kunden verkauft, verbucht sie eine Gutschrift auf dem Konto "Umsatz" und eine Belastung auf einem Konto "Eigenkapital".
Schließlich sollte die Gesamtsumme für jede Kontospalte am unteren Rand der Tabelle summiert werden. Die Summe aller Einkommenskonten kann zur Berechnung des laufenden Nettoeinkommens addiert werden. Andere Spalten können nach Bedarf konfiguriert werden, um beispielsweise die Bilanzsumme, die Bilanzsumme der Verbindlichkeiten und die Bilanzsumme des Eigenkapitals zu berechnen.
