Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer auflistet und aufzeichnet. Wenn Waren oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft wurden, enthält die Rechnung in der Regel die Vertragsbedingungen und Informationen zu den verfügbaren Zahlungsmethoden. Zu den Arten von Rechnungen können eine Quittung, ein Kaufbeleg, eine Lastschrift oder eine Verkaufsrechnung gehören.
Unternehmen können einfach eine Monatsabrechnung als Rechnung für alle ausstehenden Transaktionen senden. In diesem Fall muss aus der Erklärung hervorgehen, dass keine nachfolgenden Rechnungen versandt werden. In der Vergangenheit wurden Rechnungen auf Papier erfasst, wobei häufig mehrere Kopien erstellt wurden, sodass Käufer und Verkäufer jeweils eine Aufzeichnung der Transaktion für ihre eigenen Aufzeichnungen haben. Derzeit sind computergenerierte Rechnungen weit verbreitet. Sie können bei Bedarf auf Papier gedruckt oder per E-Mail an die Parteien einer Transaktion gesendet werden. Elektronische Aufzeichnungen ermöglichen auch eine einfachere Suche und Sortierung bestimmter Transaktionen oder bestimmter Daten.
Eine Pro-forma-Rechnung ist eine verbindliche Vereinbarung, die Verkaufsbedingungen können sich jedoch ändern.
Rechnung
Die Grundlagen einer Rechnung
In einer Rechnung muss angegeben werden, dass es sich um eine Rechnung handelt. Es verfügt normalerweise über eine eindeutige Kennung, die als Rechnungsnummer bezeichnet wird und für interne und externe Referenzzwecke nützlich ist. Eine Rechnung enthält in der Regel Kontaktinformationen für den Verkäufer oder Dienstleister, falls bei der Rechnungsstellung ein Fehler auftritt.
Die Zahlungsbedingungen können auf der Rechnung sowie Informationen zu etwaigen Nachlässen, Einzelheiten zur vorzeitigen Zahlung oder Finanzierungskosten für verspätete Zahlungen angegeben werden. Außerdem werden die Stückkosten eines Artikels, die Gesamtzahl der gekauften Einheiten, die Frachtkosten, die Handhabung, der Versand und die damit verbundenen Steuerbelastungen sowie der Gesamtbetrag der geschuldeten Beträge angezeigt.
Eine Pro-forma-Rechnung ist ein vorläufiger Kaufvertrag, der dem Käufer vor einer Lieferung oder Auslieferung von Waren zugestellt wird. In der Rechnung werden in der Regel die gekauften Artikel und andere wichtige Informationen wie das Versandgewicht und die Transportkosten beschrieben. Pro-forma-Rechnungen spielen häufig bei internationalen Transaktionen eine Rolle, insbesondere für Zollzwecke bei Importen.
Sie sollten immer eine Kopie Ihrer Rechnungen und Quittungen - sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form - für Steuerzwecke aufbewahren.
Die Bedeutung des Rechnungsdatums
Das Rechnungsdatum ist das offizielle Datum, an dem die Ware in Rechnung gestellt und die Transaktion offiziell erfasst wurde. Daher enthält das Rechnungsdatum wichtige Informationen zur Zahlung, da es die Kreditlaufzeit und das Fälligkeitsdatum der Rechnung bestimmt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Kredite anbieten, z. B. netto 30. Das tatsächliche Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt in der Regel 30 Tage nach dem Rechnungsdatum.
E-Invoicing
Seit Beginn des Computerzeitalters fällt es Menschen und Unternehmen leichter, sich auf die elektronische Rechnungsstellung als Alternative zu Papierdokumenten zu verlassen. Elektronische Rechnungsstellung oder elektronische Rechnungsstellung ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung, mit der transaktionsbezogene Dokumente zwischen Parteien erstellt, gespeichert und überwacht werden und sichergestellt wird, dass die Bestimmungen ihrer Vereinbarungen eingehalten werden.
Diese elektronischen Dokumente können Rechnungen und Quittungen, Bestellungen, Last- und Gutschriften, Zahlungsbedingungen und Anweisungen sowie Überweisungsbelege enthalten. Digitale Rechnungen werden normalerweise per E-Mail, Webseite oder App verschickt. Zu den Vorteilen gehören:
- Dauerhaftigkeit und Widerstandsfähigkeit gegen physische SchädenEinfache Suche und Sortierung nach bestimmten Namen, Begriffen oder DatenErhöhte ÜberprüfbarkeitDie Fähigkeit, auf Anfrage zu drucken oder zu reproduzierenDie Fähigkeit zur Datenerfassung und Business IntelligenceReduzierung des Papierverbrauchs
Die elektronische Rechnungsstellung umfasst mehrere Technologien und Eingabemöglichkeiten und wird allgemein verwendet, um alle Methoden zu beschreiben, mit denen eine Rechnung einem Kunden elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird. Mehrere E-Invoicing-Standards wie EDIFACT und UBL wurden weltweit entwickelt, um die Einführung und Effizienz zu erleichtern.
Die zentralen Thesen
- Eine Rechnung ist ein Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer aufführt und aufzeichnet. Ein Papierbeleg aus einem Geschäft ist eine gängige Verbraucherrechnung. Rechnungen sind ein kritisches Element der internen Kontrollen und Prüfungen des Rechnungswesens. Rechnungsbeträge müssen vom zuständigen Verwaltungspersonal genehmigt werden. In den Rechnungen werden in der Regel Zahlungsbedingungen, Stückkosten, Versand, Bearbeitung und andere Bedingungen aufgeführt, die während der Transaktion festgelegt wurden. Rechnungen können in Papierform ausgestellt werden, elektronische Rechnungen sind jedoch weit verbreitet.
Rechnungen und Verbindlichkeiten
Rechnungen verfolgen den Verkauf eines Produkts zu Bestandskontroll-, Buchhaltungs- und Steuerzwecken. Viele Unternehmen versenden das Produkt und erwarten die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt. Daher wird der fällige Gesamtbetrag zu einer Verbindlichkeit für den Käufer und zu einer Verbindlichkeit für den Verkäufer.
Moderne Rechnungen werden nicht mehr auf Papier, sondern elektronisch übermittelt. Bei Verlust einer Rechnung kann der Käufer beim Verkäufer eine Kopie anfordern. Die Verwendung einer Rechnung stellt das Vorliegen eines Guthabens dar, da der Verkäufer ein Produkt gesendet oder eine Dienstleistung erbracht hat, ohne vorher Bargeld zu erhalten.
Rechnungen unterscheiden sich von Bestellungen, die erstellt werden, bevor ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung bestellt.
Rechnungen und interne Kontrollen
Rechnungen sind ein kritischer Bestandteil der internen Kontrollen des Rechnungswesens. Belastungen auf einer Rechnung müssen von den zuständigen Führungskräften genehmigt werden. Alternativ wird eine Rechnung mit einer Bestellung abgeglichen und nach dem Abgleich der Informationen erfolgt die Zahlung für genehmigte Transaktionen. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellt sicher, dass die Rechnungen in der entsprechenden Abrechnungsperiode erfasst werden, wenn sie auf Kostenunterbrechung geprüft werden.
