Was sind Tagessätze?
Tagegeldzahlungen sind Tagegeldzahlungen an Mitarbeiter zur Deckung der Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen. Die Geschäftskosten umfassen in der Regel Unterkunft, Transport, Verpflegung und sonstige Nebenkosten. Tagesgeld - der lateinische Begriff für "pro Tag" - kann sich auch auf ein strukturelles Vergütungssystem beziehen, bei dem ein Mitarbeiter statt pro Stunde oder pro Monat tageweise bezahlt wird.
Die zentralen Thesen
- Tagessätze sind Tagessätze, die an Mitarbeiter gezahlt werden, um die während einer Geschäftsreise anfallenden Kosten zu decken. Tagessätze sind nützlich, wenn Mitarbeiter jährliche Geschäftskosten wie Unterkunft, Mahlzeiten, Reisen usw. aufbringen. Unternehmen können Tagessätze in der Form anbieten Die meisten Unternehmen verwenden den von der Bundesregierung festgelegten Standardtarif als Richtschnur für ihre Tagessätze.
Grundlegendes zu Tagessätzen
Tagessätze sind nützlich für einige Aufgabenbereiche, die umfangreiche Reisen erfordern, was dazu führt, dass die Mitarbeiter jährliche Geschäftsausgaben wie Unterkunft, Verpflegung, Reisen usw. aufbringen. Unternehmen verfügen über unterschiedliche Systeme, um diese Kosten zu decken:
- Firmenkreditkarten: Einige Firmen stellen ihren Mitarbeitern Kreditkarten aus. Auf diese Weise können sie ihre Geschäftskosten sofort bezahlen, ohne selbst Kosten zu verursachen. Vollständige oder teilweise Kostendeckung: Während einige Unternehmen die Personalkosten vollständig decken, bieten einige Unternehmen Tagegelder nur für Teilkosten an, insbesondere für Dinge wie Unterkunft, Verpflegung und Reisen. Feste Beträge: Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern einen bestimmten festen Tagessatz an. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Kosten ganz oder teilweise mit diesem Tagessatz decken.
Die Tagegeldzahlung bezieht sich auch auf die Struktur der Entschädigung, die einige Arbeitnehmer erhalten. Arbeitnehmer in einer Tagessatzstruktur erhalten ihre Löhne nach Tag oder nach Menge der geleisteten Arbeit. Diese Arten von Arbeitnehmern haben normalerweise befristete oder befristete Arbeitsverträge im Gegensatz zu Vollzeitstellen. Beschäftigte im Gesundheitswesen und Vertretungslehrer sind Beispiele für Beschäftigte im Tagessatz.
Besondere Überlegungen
Die Tagessätze für die meisten Mitarbeiter der Bundesregierung werden von der US General Services Administration (GSA) festgelegt. Unternehmen mit einer Tagessatz-Zahlungsrichtlinie für Geschäftsausgaben verwenden diesen Bundessatz als Richtlinie. Die Standardtarife für Inlands- und Auslandsreisen treten jedes Jahr am 1. Oktober in Kraft. Obwohl die von der US-Regierung festgelegten Sätze auf den Lebenshaltungskosten in der Stadt eines Unternehmens basieren, können die Sätze höher oder niedriger als der Standardsatz sein.
Tagessätze, die über dem Normalsatz liegen, setzen voraus, dass der Arbeitnehmer den übersteigenden Betrag versteuert. Die überschüssige Auszahlung ist in Feld 12 des Formulars W-2 enthalten. Wenn innerhalb von 60 Tagen keine Geschäftskostenabrechnung beim Arbeitgeber eingereicht wird, wird in der Regel eine Steuer auf die gesamte Auszahlung des Tagessatzes fällig.
Die Mitarbeiter sind verpflichtet, Steuern auf einen Betrag zu zahlen, der über dem Standard-Tagessatz liegt.
Tagegeldzahlungen sind nicht Bestandteil des Lohns eines Arbeitnehmers, wenn die Zahlung dem Bundessatz entspricht oder diesen unterschreitet und der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber eine Spesenabrechnung vorlegt. Zahlungen werden in der Regel als nicht steuerpflichtiges Einkommen für die Arbeitnehmer gezählt und in Formblatt W-2 getrennt vom steuerpflichtigen Einkommen ausgewiesen. Die Geschäftskostenabrechnung muss dem Arbeitgeber innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss der Reise vorgelegt werden und muss den Zweck der Reise, das Datum und den Ort sowie die Belege für die Ausgaben enthalten, die aus eigener Tasche gedeckt wurden.
Pauschalen für Selbstständige
Selbstständige können nur einen Tagessatz für die Verpflegungskosten verwenden. Selbständige müssen wie andere Arbeitnehmer Aufzeichnungen über Spesenabrechnungen führen, aus denen Datum, Ort und Zweck der Geschäftsreise hervorgehen. Es kann auch erforderlich sein, Quittungen aufzubewahren, obwohl es in Fällen, in denen dies nicht der Fall ist, immer noch eine gute Idee ist, sie aufzubewahren.
Arten von Tagegeldzahlungen
Unternehmen behandeln Tagegelder unterschiedlich. Wie oben erwähnt, können sie Kreditkarten ausstellen, Voll- oder Teilkosten decken, feste Preise anbieten oder von Mitarbeitern verlangen, dass sie die Kosten für eine spätere Erstattung aus eigener Tasche tragen.
Tagesgeldzahlungen können die Geschäftskosten ganz oder teilweise decken. Unternehmen können einen Tagessatz für Unterkunft und Verpflegung oder einen Tagessatz nur für Verpflegung verwenden. Ein Teil des Tagessatzes kann beispielsweise 100 USD betragen, um nur die Mahlzeiten zu decken, während die Kosten für Unterkunft und Nebenkosten aus eigener Tasche bezahlt werden. Einige Unternehmen leisten Tagegelder, indem sie dem Arbeitnehmer Schecks ausstellen, um anzuzeigen, dass dieser vom Einkommen des Arbeitnehmers getrennt ist.
Feste Preise
Ein Unternehmen, das eine feste Tagessatzmethode für Geschäftsausgaben anwendet, zahlt dem Mitarbeiter normalerweise einen festen Betrag pro Tag. Ein Tagessatz für einen IT-Berater, der für eine Woche in einer anderen Stadt arbeitet, kann beispielsweise 200 US-Dollar pro Tag betragen - 100 US-Dollar für Unterkünfte, 50 US-Dollar für Lebensmittel und 50 US-Dollar für Nebenkosten.
Nebenkosten sind Kosten, die nicht speziell ausgewiesen sind, sondern nach Ermessen der Mitarbeiter ermittelt werden. Nebenkosten können Transportkosten, Wäscheservice, Internet, Zimmerservice, Servertipps usw. sein. Wenn ein Mitarbeiter sein persönliches Auto auf einer Geschäftsreise benutzt, wird ihm der Kilometererstattungssatz des Internal Revenue Service (IRS) erstattet - ein optionaler Satz, mit dem die abzugsfähigen Kosten für den Betrieb eines Fahrzeugs für geschäftliche Zwecke berechnet werden.
Spesen aus eigener Tasche
In Fällen, in denen die Mitarbeiter ihre Ausgaben im Voraus und auf eigene Faust bezahlen müssen, verlangen die Unternehmen in der Regel, dass sie Ansprüche geltend machen. Wenn Ansprüche für Auslagen genehmigt werden, erstatten Unternehmen ihren Mitarbeitern die Geschäftskosten. Diese Methode ist sehr viel zeitaufwendiger, da die Mitarbeiter Ansprüche und Belege prüfen, Erstattungsanträge genehmigen oder ablehnen und Zahlungen an die Mitarbeiter ausstellen müssen.
Vorteile von Tagegeldzahlungen
Unternehmen, die Vorauszahlungen und / oder Firmenkreditkarten verwenden, sparen den Mitarbeitern Zeit und Mühe beim Aufbewahren und Einreichen von Belegen. Wenn die Zahlung pro Tag gedeckt wurde und die Kosten unter dem Tagessatz liegen, wird die Zahlung genehmigt, ohne dass eine Dokumentation erforderlich ist. Wenn die zugewiesenen Essenskosten des Mitarbeiters 100 USD pro Tag betragen, sind für jeden Betrag, der für Lebensmittel pro Tag gleich oder unter 100 USD ausgegeben wird, keine Geschäftsbelege erforderlich. Wenn der Mitarbeiter jedoch mehr als diesen Betrag für Lebensmittel ausgibt, müssen die Belege bei seiner Personalabteilung eingereicht werden.
Was passiert mit überschüssigem Geld? Die Mitarbeiter können das nicht ausgegebene Geld behalten. Dies könnte als Anreiz für Sparsamkeitsausgaben von Mitarbeitern dienen, die etwas Geld sparen möchten.
