Eine Summary Plan Description (SPD) ist ein Dokument, das Arbeitgeber Mitarbeitern, die an vom Employee Retirement Income Security Act abgedeckten Alters- oder Krankenversicherungsplänen teilnehmen, kostenlos zur Verfügung stellen müssen. Die SPD ist ein detaillierter Leitfaden zu den Vorteilen des Programms und zur Funktionsweise des Plans. Es muss beschreiben, wann Mitarbeiter zur Teilnahme an dem Plan berechtigt sind, wie die Leistungen berechnet und ausgezahlt werden, wie Leistungsansprüche geltend gemacht werden und wann die Leistungen unverfallbar werden.
Die SPD sollte in einer für die Mitarbeiter verständlichen Sprache abgefasst sein. Es muss den Namen des Plans und die ihm vom Internal Revenue Service zugewiesene Nummer, den Namen und die Adresse des Arbeitgebers, den Namen und die Kontaktinformationen des Planadministrators, eine Erklärung zu den Rechten des Gesetzes über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen, ERISA-Offenlegungen und Anleitungen zur Einreichung von Anträgen durch Mitarbeiter enthalten eine Beschwerde oder eine Berufung.
Die zentralen Thesen
- Die Mitarbeiter müssen von ihren Arbeitgebern eine Kurzbeschreibung des Plans erhalten. Der Plan beschreibt die Programmvorteile und die Funktionsweise des Plans. Der Plan muss bestimmte Fragen beantworten, z. B. den Namen des Plans, die IRS-zugewiesene Nummer des Plans, den Namen und die Adresse des Arbeitgebers und eine Erklärung über Gesundheit und Verantwortlichkeitsrechte.
Grundlegendes zur Beschreibung des Zusammenfassungsplans
Wenn Sie zum ersten Mal eingestellt werden, sollten Sie innerhalb von 90 Tagen eine EPPD erhalten, die die Kranken- und Ruhestandsleistungen Ihres neuen Arbeitgebers abdeckt. Das Unternehmen kann das Dokument auf elektronischem Wege an Sie verteilen, wenn Sie regelmäßig einen Computer bei der Arbeit oder als Ausdruck verwenden. Wenn Sie nur eine elektronische Kopie erhalten, können Sie eine schriftliche Kopie anfordern.
Eine zusammenfassende Planbeschreibung sollte Ihre Fragen beantworten
Ein Plan sollte die Antworten auf die folgenden Fragen enthalten:
- Gibt es ein Mindestalter für die Teilnahme am Plan? Gibt es ein Mindestalter für die Teilnahme am Plan? Wenn ja, was ist das und wie wird es berechnet? Wann beginnt und endet das Planjahr? Läuft es vom 1. Januar bis zum 31. Dezember oder hat es unterschiedliche Start- und Enddaten? Diese Informationen sind wichtig für Krankenversicherungspläne, da Kontoinhaber wissen müssen, wann Ihr jährlicher Selbstbehalt zurückgesetzt wird. Muss ich Beiträge zum Plan leisten oder stammen alle Beiträge von meinem Arbeitgeber? Erlaubt der Plan bei Altersvorsorgeplänen Prolongationsbeiträge aus anderen Plänen? Kann ich zum Beispiel meine 401 (k) von meinem früheren Arbeitgeber in diesen Plan übertragen? Wie werden Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge für Pensionspläne investiert? Gibt es Standardanlagen, für die das Geld verwendet wird, wenn ich keine bestimmten Anlageoptionen auswähle? Wenn ja, was sind sie? Wie ändere ich meine Anlageauswahl und wann werde ich in den Pensionsplan aufgenommen? Bin ich sofort zu 100% unverfallbar oder muss ich einige Jahre für das Unternehmen arbeiten, um ganz oder teilweise unverfallbar zu werden? Darf ich Kredite von meinem Rentenkonto aufnehmen? Wenn ja, wie lauten die Regeln? Was passiert mit meinen Leistungen, wenn ich behindert werde? Wenn ich die Firma verlasse? Wenn ich in Rente gehe? Wenn ich sterbe? Wenn ich mich verabschiede?
Eine zusammenfassende Planbeschreibung bietet Arbeitgebern Schutz vor Klagen
Auf der Unternehmensseite sollten die Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre SPD alles abdeckt, was sie sollten. Ohne SPD oder mit unzureichender SPD setzen sich die Arbeitgeber den Klagen der Arbeitnehmer aus. Eine SPD, die den ERISA-Richtlinien folgt und Ausschlüsse und Beschränkungen eindeutig festlegt, schützt das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Schritten.
In der SPD sollte angegeben werden, was einen Arbeitnehmer definiert, der Anspruch auf verschiedene Leistungen hat, und ob zu diesen Arbeitnehmern unabhängige Auftragnehmer, Leiharbeiter, Ehepartner, Lebenspartner und Kinder gehören. Wenn 10% oder mehr Ihrer Mitarbeiter eine andere Sprache als Englisch sprechen, müssen Sie Ihre SPD auch in diesen anderen Sprachen veröffentlichen. Wenn Sie einen Anwalt beauftragen, der mit dem ERISA-Recht vertraut ist, um die SPD zu überprüfen, bevor Sie sie verteilen, können Sie sicherstellen, dass das Dokument vollständig, gründlich, genau und mit den Gesetzen der Bundesstaaten und des Bundes vereinbar ist. Es kann Monate dauern, bis eine SPD von Anfang bis Ende erstellt ist. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter es leicht verstehen können, reduzieren Sie Beschwerden, Klagen und Fragen verwirrter Mitarbeiter an die Mitarbeiter.
Arbeitgeber können die von ihnen angebotenen Leistungen regelmäßig ändern. In diesem Fall muss der Arbeitgeber alle Mitarbeiter schriftlich benachrichtigen, indem er ihnen eine überarbeitete EPPD oder eine Zusammenfassung wesentlicher Änderungen mit Erläuterungen zu den Änderungen der EPPD übergibt. Das Unternehmen muss die Benachrichtigung innerhalb von 60 Tagen nach Inkrafttreten der Änderung verteilen, wenn dadurch die Deckung oder der Nutzen verringert wird. Wenn die Änderungen den Versicherungsschutz oder die Leistungen nicht verringern, sollte die Benachrichtigung innerhalb von 210 Tagen nach dem Ende des Planjahres, als die Änderung wirksam wurde, verteilt werden.
