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Was ist ein W-9-Formular?

Ein W-9-Formular ist ein IRS-Steuerformular (Internal Revenue Service), mit dem der Name, die Adresse und die Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN) einer Person für Beschäftigungszwecke oder andere einkommensschaffende Zwecke bestätigt werden. Die Bestätigung kann entweder für eine als US-Bürger definierte Person oder für eine als gebietsansässiger Ausländer definierte Person angefordert werden.

Ein W-9-Formular wird auch als Formular zur Beantragung der Steueridentifikationsnummer und der Steuerbescheinigung bezeichnet.

Die Grundlagen eines W-9 Formulars

Ein W-9-Formular ist eine formelle schriftliche Aufforderung zur Information und wird ausschließlich zur Bestätigung der Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person verwendet. Ein Unternehmen, das ein Informationsdokument wie das Formular 1099 beim IRS einreichen muss, muss Ihre korrekte TIN einholen, um alle Einnahmen oder Verluste zu melden, die sich auf Ihre Bundessteuererklärung oder Ihr zu versteuerndes Einkommen auswirken können. Für die meisten Personen ist die TIN ihre Sozialversicherungsnummer (SSN).

Der W-9 unterscheidet sich von einem W-4-Formular, das die Arbeitnehmer in der Regel direkt an die Arbeitgeber aushändigen, darin, dass der W-9 nicht grundsätzlich die Einbehaltung fälliger Steuern regelt. Alle erforderlichen Steuern, die auf Gewinnen im Zusammenhang mit dem zur Verfügung gestellten W-9 basieren, sind vom TIN-Inhaber zu tragen, der auf dem Dokument aufgeführt ist, es sei denn, der Steuerpflichtige unterliegt einer Sicherungsverweigerung. Wenn eine Sicherungsverweigerung erforderlich ist, muss dies auf dem W-9 vermerkt werden, um die Entität, die die Informationen erhält, ordnungsgemäß über die Notwendigkeit zu informieren, diese zurückzuhalten.

Die zentralen Thesen

• Das W-9 ist ein offizielles Formular des IRS, mit dem Arbeitgeber oder andere Stellen den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer einer Person, die ein Einkommen bezieht, überprüfen können. Die Informationen aus einem W-9-Formular werden häufig verwendet, um ein 1099 zu generieren Steuerformular, das für die Einreichung von Einkommenssteuern erforderlich ist. Die von einem Unternehmen auf einem W-9-Formular gesammelten Informationen können unter strengen Datenschutzbestimmungen nicht für andere Zwecke weitergegeben werden.

Verwendung von W-9-Informationen

Die auf einem W-9-Formular erhaltenen Informationen werden am häufigsten zum Erstellen einer Version des Formulars 1099 verwendet. Ein Formular 1099 enthält Informationen zu etwaigen Einnahmen, die der TIN-Inhaber möglicherweise erhalten hat und die normalerweise nicht auf einem W-2-Formular aufgeführt sind. Dies beinhaltet, ohne darauf beschränkt zu sein, Einkünfte, die im Rahmen eines Vertrags an eine Person gezahlt werden; bestimmte Immobilientransaktionen; von einer Person gezahlte Hypothekenzinsen; Dividenden, die auf eine Investition gezahlt werden; und verschiedene andere Finanztransaktionen.

Das IRS fordert diejenigen, die nicht als US-Bürger oder gebietsansässige Ausländer definiert sind, auf, das entsprechende W-8-Formular anstelle eines W-9-Formulars zu verwenden.

Ein Formular 1099 muss erst ausgestellt werden, wenn der Mindesteinkommensschwellenwert von 600 USD ab 2018 erreicht ist. Beträge unter diesem Schwellenwert müssen vom TIN-Inhaber als Einkommen gemeldet werden, erfordern jedoch kein Formular 1099.

Obwohl Mitarbeiter gesetzlich dazu verpflichtet sind, ihren Arbeitgebern bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, ist die Privatsphäre eines Mitarbeiters gesetzlich geschützt. Ein Arbeitgeber, der die persönlichen Daten eines Arbeitnehmers auf nicht autorisierte Weise weitergibt, kann zivil- und strafrechtlich verfolgt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare. Machen Sie sich jedoch keine Sorgen, wenn Steuerformulare Sie nervös machen. Wir werden Sie durch den richtigen Weg führen, um es zu vervollständigen.

Schritt 1: Geben Sie Ihren Namen ein, wie in Ihrer Steuererklärung angegeben. Einfach richtig?

Schritt 2: Geben Sie Ihren Firmennamen oder den Namen einer "nicht berücksichtigten Entität" ein, falls dieser nicht mit dem Namen übereinstimmt, den Sie in Schritt 1 eingegeben haben. Beispielsweise könnten Sie Einzelunternehmer sein, aber für Marketingzwecke verwenden Sie Ihren persönlichen Namen nicht als Ihren Namen Firmenname; Stattdessen machen Sie Geschäfte unter einem anderen Namen. Diesen Namen würden Sie hier eingeben. Was den nicht berücksichtigten Entitätsteil betrifft, wenn Sie nicht wissen, was es ist, sind Sie wahrscheinlich keiner. Die am häufigsten nicht berücksichtigte Rechtsform ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einer einzigen Gesellschafterin. Einzelunternehmen und S-Gesellschaften werden niemals als nicht berücksichtigte Unternehmen eingestuft.

Schritt 3: Was für eine Art von Geschäftseinheit sind Sie für die Steuerklasse des Bundes: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, Kapitalgesellschaft, Treuhandgesellschaft / Vermögen, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder "Sonstiges"? Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, da Sie viel Papierkram hätten einreichen müssen, um eine der anderen Einheiten zu werden.

Schritt 4: Ausnahmen. Wahrscheinlich lassen Sie diese Felder leer. Hier einige Ausnahmen:

1. Zahlungsempfänger, die von der Sicherungsverweigerung ausgenommen sind, wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Code des freigestellten Zahlungsempfängers“ eingeben. In den Anweisungen des Formulars W-9 sind die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Zahlungsarten aufgeführt, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die einen W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, würden beispielsweise den Code „5“ eingeben. Zahlungsempfänger, die von der Meldung nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld „5“ eingeben. Ausnahme vom FATCA-Meldecode “. Keines dieser Felder gilt für den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler.

Schritt 5: Geben Sie Ihre Straße, Ihren Ort, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl an. Was ist, wenn sich Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse unterscheidet? Welche Adresse sollten Sie auf dem Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden werden. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelunternehmer sind, der Büroflächen mietet, Ihre Steuererklärung jedoch unter Verwendung Ihrer Privatadresse einreicht, geben Sie Ihre Privatadresse in Formular W-9 ein, damit das IRS keine Probleme hat, Ihre 1099 mit Ihrem 1040-Formular abzugleichen.

Schritt 6: In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Sie können dieses Feld ausfüllen, um zu protokollieren, wem Sie Ihre Steuernummer mitgeteilt haben.

Schritt 7: Das IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, in dem Sie sich fragen müssen, welche Schritte Sie gerade ausgeführt haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer (SSN) ist, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Einige Einzelunternehmen haben jetzt auch EINs, aber die IRS zieht es vor, dass Einzelunternehmen ihre SSNs auf dem Formular W-9 verwenden. Dies erleichtert es Ihnen wiederum, alle erhaltenen 1099 mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und kein EIN hat? Sie können das Formular W-9 weiterhin ausfüllen. Die IRS sagt, Sie sollten Ihre Nummer beantragen und "beantragt" in das Feld für die TIN schreiben. Sie möchten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin einer Sicherungsverweigerung unterliegen. Sie können ein EIN auf der IRS-Website beantragen. Weitere Informationen zum Zurückhalten von Sicherungen finden Sie in den nachstehenden Anweisungen zu Schritt 8, Teil II.

Schritt 8: In Teil II müssen Sie die Richtigkeit aller Ihrer Informationen bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben können. Absichtlich auf einem Steuerformular zu liegen, könnte bedeuten, dass Sie eine Geldstrafe zahlen oder ins Gefängnis gehen müssen. Die IRS spielt nicht herum. Vor der Unterzeichnung des Formulars W-9 sind hier die Aussagen, die Sie bestätigen müssen, unter Strafe des Meineids wahr:

• Wenn Sie darüber nachdenken, eine „geliehene“, gestohlene oder erfundene Steuernummer zu verwenden, überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie unter Eid stehen.

• Die meisten Steuerzahler sind von der Sicherungsentschädigung befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, wovon die IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich befreit. Wenn Sie nicht befreit sind, werden Sie vom IRS benachrichtigt, und das Unternehmen, das Sie bezahlt, muss dies wissen, da es verpflichtet ist, Einkommenssteuer in Höhe von pauschal 28% von Ihrem Gehalt einzubehalten und an das IRS zu senden. Übrigens, jetzt kennen Sie einen weiteren guten Grund, Ihre Steuererklärung nicht zu betrügen: Sie müssen möglicherweise einem zukünftigen Kunden davon erzählen, und das könnte das Unternehmen dazu bringen, zweimal über Sie nachzudenken. Punkt (c) besagt im Grunde, dass niemand mehr Bescheid wissen muss, wenn Sie einmal einer Sicherungsverweigerung unterworfen waren, dies aber nicht mehr sind.

• Wenn Sie ein gebietsansässiger Ausländer sind, sind Sie im klaren. Nach Ansicht des IRS handelt es sich auch um eine "US-Person": eine Personengesellschaft, ein Unternehmen, eine Gesellschaft oder eine Vereinigung, die in den USA oder nach den Gesetzen der USA gegründet oder organisiert wurde; ein häusliches Anwesen; und ein inländisches Vertrauen. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Personengesellschaft mit einem ausländischen Partner handelt, gelten besondere Regeln. Lesen Sie dazu die Anweisungen für W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise stattdessen das Formular W-8 oder das Formular 8233 ausfüllen.

• Sie müssen sich wahrscheinlich keine Gedanken darüber machen, was mit dem Foreign Account Tax Compliance Act zu tun hat.

Noch ein paar Punkte, bevor Sie unterschreiben

Das Formular W-9 fordert Sie auf, Punkt 2 oben zu streichen, wenn Sie von der IRS benachrichtigt wurden, dass Sie derzeit einer Sicherungsverweigerung unterliegen, weil Sie nicht alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung angegeben haben.

Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 gilt in diesem Fall nicht. Es spielt also keine Rolle, ob Sie einer Sicherungsverweigerung unterliegen.

Wenn Sie das Kleingedruckte in der W-9-Anleitung sorgfältig lesen, scheint dies darauf hinzudeuten, dass die meisten Personen dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es in der Regel nur unterzeichnen, wenn das IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig betrachten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben, und viel Glück beim Versuch, sie anderweitig zu überzeugen.

Rücksendung des Formulars

Senden Sie das ausgefüllte Formular W-9 an das Unternehmen zurück, von dem Sie aufgefordert wurden, es auszufüllen. Im Idealfall werden Sie es persönlich abgeben, um das Risiko eines Identitätsdiebstahls zu begrenzen. Diese Methode ist jedoch häufig nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail senden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und vor dem Senden der Nachricht überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben. Kostenlose Dienste stehen online zur Verfügung, um Ihnen dabei zu helfen. Überprüfen Sie jedoch deren Ruf, bevor Sie Ihre Dokumente anvertrauen. (Für verwandte Lektüre siehe "Der Zweck des W-9-Formulars")