Was ist ein Accountable Plan?
Ein Accountable Plan ist ein Plan, der den Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) für die Erstattung von Arbeitnehmern für Geschäftsausgaben entspricht, bei denen die Erstattung nicht als Einkommen gezählt wird. Dies bedeutet, dass Erstattungen keiner Quellensteuer oder W-2-Meldung unterliegen. Diese Ausgaben müssen jedoch geschäftsbezogen sein, um unter einen Rechenschaftsplan zu fallen.
Die zentralen Thesen
- Ein Rechenschaftspflichtplan ist ein Prozess, bei dem den Mitarbeitern die arbeitsbedingten Kosten erstattet werden. Rechenschaftspflichtpläne unterliegen nicht der Besteuerung, da sie keine Form der Arbeitsentschädigung darstellen. Kosten können nur dann als Teil eines Rechenschaftspflichtplans betrachtet werden, wenn sie im Zusammenhang stehen, genau gemeldet werden und wenn überzählige Erstattungen erstattet werden. Wenn erstattete Kosten als nicht rechenschaftspflichtig gelten, unterliegt sie der Besteuerung durch das IRS. Überschüssiges Geld muss in der Regel innerhalb von 120 Tagen zurückgegeben werden.
Wie ein Accountable Plan funktioniert
Ein Accountable Plan unterscheidet sich von einem nicht Accountable Plan. Wenn der Erstattungsplan eines Unternehmens nicht den IRS-Anforderungen für einen Rechenschaftsplan entspricht, ist der Plan nicht rechenschaftspflichtig. Die Erstattung von Ausgaben wird als Teil der Vergütung des Mitarbeiters betrachtet und unterliegt daher der Zurückbehaltung und muss auf dem W-Formular eines Mitarbeiters gemeldet werden.
Gemäß den IRS-Regeln werden im Rahmen eines Rechenschaftsplans Aufwendungen erstattet, wenn sie geschäftsbezogen sind und angemessen berücksichtigt werden. Darüber hinaus müssen Beträge, die über die tatsächlichen Kosten hinausgehen, innerhalb eines festgelegten Zeitraums an das Unternehmen zurückgesandt werden. Zu den geschäftlichen Ausgaben der Mitarbeiter zählen Reisen, Mahlzeiten, Unterkunft, Unterhaltung oder Transport. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die Ausgaben in angemessener Weise mit Aufzeichnungen zu belegen und überzählige Erstattungen innerhalb einer angemessenen Frist zurückzugeben.
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die Details ihres Plans beim IRS einzureichen, müssen jedoch nachweisen können, dass sie die Anforderungen eines verantwortlichen Plans erfüllen.
Arbeitgeber sind häufig in der Lage, strengere Plananforderungen für die Rechenschaftspflicht anzuwenden, als sie vom IRS veröffentlicht werden.
Voraussetzungen für einen Accountable Plan
Die Voraussetzungen für einen Accountable Plan sind, dass sie geschäftsbezogen sind, dass die Ausgaben der Mitarbeiter angemessen und zeitnah bei ihrem Arbeitgeber verbucht werden und dass eine etwaige Übererstattung innerhalb eines angemessenen Zeitraums an den Arbeitgeber zurückerstattet werden muss.
Damit Ausgaben als geschäftsbezogen betrachtet werden können, müssen sie (lose) die folgenden Anforderungen erfüllen: Die Kosten müssen im Laufe der Beschäftigung angefallen sein, und Ausgaben, die sich aus persönlichen Ausgaben und Geschäftsausgaben zusammensetzen, werden in angemessener Weise als ausgewiesen Aufteilung der Ausgaben zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ein häufiges Beispiel ist das eines Privatwagens, der für Geschäftsreisen verwendet wird. In einem solchen Fall muss ein Mitarbeiter möglicherweise die während seiner persönlichen Beförderung und seiner arbeitsbezogenen Beförderung angefallenen Meilen verbuchen und die Kosten aufteilen passend.
Eine angemessene Rechnungslegung muss in der Regel von Dritten bestätigt werden, um nachzuweisen, dass die Gelder der Mitarbeiter geschäftsbezogen sind. Quittungen sind eine gängige Form der Begründung von Dritten, anhand derer Mitarbeiter die Rechtmäßigkeit ihrer Finanzierungsanfragen nachweisen. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel, einschließlich Fällen von Nichtunterbringungskosten in Höhe von weniger als 75 USD, der Erstattung von Mahlzeiten, die unter die IRS-Tagessätze fallen, und Transportkosten, für die es schwierig ist, einen offiziellen Zahlungsnachweis zu erhalten, wie z. B. Taxis, U-Bahnen und Busse. Im Allgemeinen wird für die Rückgabe überschüssiger Erstattungsbeträge erwartet, dass diese Beträge innerhalb von 120 Tagen nach ihrer Auszahlung an den Arbeitgeber zurückgegeben werden.
