Was sind Verbindlichkeiten?
Streng definiert bezieht sich der Geschäftsbegriff „Verbindlichkeiten“ auf eine Verbindlichkeit, bei der ein Unternehmen einem oder mehreren Gläubigern Geld schuldet. Einige Leute glauben fälschlicherweise, dass sich die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf die Routinekosten des Kerngeschäfts eines Unternehmens beziehen. Dies ist jedoch eine falsche Interpretation des Begriffs.
Der Saldo der Verbindlichkeiten eines Unternehmens ist ein gebräuchlicher statistischer Datenpunkt, der in der Kostenaufstellung enthalten ist, die bei der Prüfung des Jahresabschlusses eines Unternehmens untersucht wird. Daher ist die Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Messgröße, um zu analysieren, wann ein Unternehmen für eine mögliche Fusions- oder Übernahmeaktivität in Frage kommt. Die Aufwendungen eines Unternehmens sind ebenfalls im Jahresabschluss eines Unternehmens enthalten. Und während Kreditorenbuchhaltung und Spesen sicherlich miteinander in Beziehung stehen, handelt es sich im Wesentlichen um unabhängige Konzepte.
Haftungskonto vs. Aufwandskonto
Die beste Methode zur Unterscheidung zwischen Verbindlichkeiten und Aufwendungen besteht darin, vergangene und zukünftige Maßnahmen zu analysieren. Wenn es sich bei den Verbindlichkeiten um noch zu zahlende Verpflichtungen handelt, handelt es sich bei den Aufwendungen um Verpflichtungen, die bereits gezahlt wurden, um Einnahmen zu erzielen.
Verbindlichkeiten werden in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen, die einen klaren und leicht verständlichen Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt enthält. Sie werden traditionell im Nebenbuch „Kreditoren“ erfasst, wenn eine Rechnung für die Zahlung ausgestellt wird. "Gutgeschrieben" (auch als "gutgeschrieben" bezeichnet) bedeutet, dass eine Rechnung zur Zahlung genehmigt und im Hauptbuch als ausstehende Verbindlichkeit erfasst wurde, wobei der Zahlungsvorgang noch in Vorbereitung ist. Solche Verbindlichkeiten werden häufig als "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" bezeichnet.
Zu den Passivkonten zählen Zinsen für Kredite von Gläubigern, die als „Zinsverbindlichkeit“ bezeichnet werden, sowie alle von einem Unternehmen aufgelaufenen Steuerverpflichtungen, die als „Steuerverbindlichkeit“ bezeichnet werden.
Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern müssen in der Regel innerhalb eines kurzen Zeitraums von 30 Tagen oder weniger beglichen werden. Vor allem handelt es sich bei diesen Zahlungen nicht um einen Schuldschein. Andererseits würden Hypothekenverpflichtungen nicht zu Verbindlichkeiten zusammengefasst, da tatsächlich ein Schuldschein beigefügt ist. Aus diesem Grund fallen Hypothekenverpflichtungen unter die Kategorie „Schuldverschreibungen“, die als separate Ausgabenkategorie eingestuft wird.
"Aufwendungen" werden in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens ausgewiesen, in der die Einnahmen und Ausgaben aufgeführt sind, um das Nettoeinkommen für einen bestimmten Zeitraum zu ermitteln. Ein Beispiel für eine Aufwandsbuchung sind alle Kosten, die anfallen, wenn ein Verkäufer versucht, auf einer Netzwerkreise Einnahmen zu erzielen. Diese Kosten können Unterkunft, Abendessen für Kunden, Mietwagen, Benzin, Büromaterial und für Präsentationen verwendetes Multimedia-Material umfassen.
Logistische Verfolgungsmaßnahmen
Es überrascht nicht, dass die Nachverfolgung von Verbindlichkeiten eine komplexe und mühsame Aufgabe sein kann. Aus diesem Grund beschäftigen Unternehmen in der Regel Buchhalter und Buchprüfer, die häufig fortschrittliche Buchhaltungssoftware einsetzen, um Rechnungen und den Geldfluss zu überwachen. Diese Nachverfolgungsaufgaben werden bei großen Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen und bei großen Produktherstellern, die zahlreiche Lagereinheiten (oder SKUs) herstellen, exponentiell komplizierter. In solchen Unternehmen verlassen sich Buchhaltungsmitarbeiter zunehmend auf die Verwendung spezialisierter Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung, die oft als "ePayables" bezeichnet werden, um die Prozesse zu vereinfachen, indem die mit der Koordination der Rechnungen eines Unternehmens verbundenen Papier- und manuellen Elemente automatisiert werden.
