Ein Barauszahlungsjournal ist eine Aufzeichnung, die von internen Buchhaltern über alle von einem Unternehmen getätigten finanziellen Ausgaben geführt wird, bevor sie in das Hauptbuch gebucht werden. Auszahlungsjournale dienen einer Reihe von Funktionen, z. B. als Quelle für die Erfassung von Steuerabschreibungen und die Kategorisierung anderer Ausgaben. Diese Zeitschrift fungiert im Wesentlichen als Scheckheftbuch für alle praktischen Zwecke.
Aufschlüsselung eines Auszahlungsjournals
Alle Einkäufe in bar werden im Auszahlungsjournal erfasst. In Kassenauszahlungsjournalen können unterschiedliche Arten von Ausgaben erfasst werden, indem jeder Art von Ausgabe ein Code zugewiesen wird oder indem die verschiedenen Ausgaben in verschiedenen Spalten erfasst werden. Diese Journale werden (normalerweise monatlich) mit Hauptbuchkonten abgeglichen, die dann zur Erstellung von Abschlüssen für regelmäßige Abrechnungsperioden verwendet werden. Journale werden in Buchhaltungssoftware-Paketen verwaltet und enthalten die folgenden grundlegenden Informationen: Auszahlungsdatum, Schecknummer, Transaktionstyp, Betrag, Zahlungsempfänger und Memo.
Abhängig vom jeweiligen Geschäft können zusätzliche Spalten erforderlich sein, um wichtige Details für die Auszahlungseinträge bereitzustellen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Vorräte in loser Schüttung kauft, erhält es möglicherweise einen Rabatt. Eine separate Spalte für den Betrag des erhaltenen Rabattes wäre nützlich. Der Journalmanager muss sehr detailorientiert sein und jede Transaktion im Auge behalten, um ein ordnungsgemäßes Journal zu führen. Es ist auch eine gute Praxis, interne Kontrollen einzurichten, damit das Geld nicht in die falsche Richtung geleitet oder zweckentfremdet wird. Solche internen Kontrollen könnten darin bestehen, dass große Beträge überprüft oder Zahlungsmuster nachverfolgt werden, um ungewöhnliche Aktivitäten festzustellen.
Abgesehen von der Verwendung für Hauptbucheinträge bei der formellen Erstellung von Büchern eines Unternehmens kann das Barauszahlungsjournal Informationen für Eigentümer bei ihren Cash-Management-Aktivitäten bereitstellen - wie viel wurde in diesem Monat für das Inventar aufgewendet, wie viel für Löhne, wie viel für Leasing und Miete, wie viel für externe Dienstleistungen usw. Das Journal wird zu einer guten Ressource für zukünftige Barauszahlungsentscheidungen.
