Lastschriften sind ein Beweis dafür, dass ein Unternehmen im Zuge der Abwicklung mit einem anderen Unternehmen eine legitime Lastschrift erstellt hat. Dies kann vorkommen, wenn ein Einkäufer Materialien an einen Lieferanten zurücksendet und den erstatteten Betrag validieren muss. In diesem Fall stellt der Käufer einen Lastschriftvermerk aus, der den Buchungsvorgang widerspiegelt.
Ein Unternehmen kann eine Lastschrift als Antwort auf eine erhaltene Gutschrift ausstellen. Fehler (häufig Zinsaufwendungen und Gebühren) in einer Verkaufs-, Kauf- oder Darlehensrechnung können eine Firma dazu veranlassen, einen Lastschriftvermerk auszustellen, um den Fehler zu beheben.
Die zentralen Thesen
- Ein Lastschriftvermerk ist eine schriftliche Transaktion, aus der hervorgeht, dass ein Unternehmen aufgrund der Geschäftsabwicklung mit einem anderen Unternehmen finanzielle Maßnahmen ergriffen hat. Die Notiz entspricht einer Lastschrift in einem Buchhaltungsprotokoll. Bei Business-to-Business-Transaktionen werden sowohl Last- als auch Gutschriften verwendet. Alle Vermerke sind datiert und enthalten eine Seriennummer, eine Beschreibung der Transaktion, Angaben zur Rücksendung und die Unterschriften der beteiligten Personen. Eine unterrechnete Rechnung, die ein Lieferant später zu beheben suchte, wäre ein typisches Beispiel für einen Lastschriftvermerk. Ein weiteres Beispiel wäre ein Geschäft, das Produkte an seinen Lieferanten zurücksendet und eine Rückerstattung wünscht.
Lastschriften in Transaktionen
Debit- und Gutschriften sind fast immer in B2B-Transaktionen involviert. Sie entsprechen Soll- und Habenbuchungen in Abrechnungsprotokollen, die weiterhin als Nachweis eines früheren Geschäftsvorfalls dienen. Sie können auch als Lastschriften bezeichnet werden.
Lastschriften enthalten in der Regel alle die gleichen allgemeinen Informationen: das Datum der Lastschrift, eine Seriennummer, eine kurze Beschreibung des vorherigen Geschäftsvorfalls, Angaben zu den zurückgegebenen Artikeln (einschließlich Umsatzsteuer und Verweis auf die Rechnung) und die Unterschriften der entsprechenden Firma Behörden.
Es ist am wahrscheinlichsten, dass Sie nach einer unterlasteten Rechnung von einem Lastschriftvermerk erfahren. Angenommen, ein Lieferant hat Materialien im Wert von 10.000 USD an einen Kunden versendet, aber nur eine Rechnung über 9.500 USD gesendet. Wenn der Lieferant seinen Fehler bemerkt, kann er dem Kunden einen Lastschriftvermerk über die Differenz von 500 USD übermitteln, um das Problem zu lösen und die Buchhaltungsunterlagen ordnungsgemäß anzupassen.
Lastschriften, Lastschriften, Lastschriftquittungen und Rechnungen haben alle einen ähnlichen Charakter und sind alle legitime Dokumente, die Finanztransaktionen zwischen Unternehmen belegen. Bei B2B-Transaktionen wird der Begriff "Abbuchungsbeleg" jedoch selten oder gar nicht verwendet.
Belastungsbelege
Es besteht eine gewisse Unklarheit zwischen den Begriffen "Lastschrift" und "Lastschrifteingang". Manchmal wird ein Abbuchungsbeleg austauschbar mit einem Abbuchungsschein verwendet. In anderen Fällen sollen Abbuchungsbelege nur schriftliche Aufzeichnungen beschreiben, aus denen hervorgeht, dass ein Kunde einem Unternehmen Geld schuldet. Es kommt selten vor, dass der Begriff Abbuchungsbeleg für B2B-Transaktionen verwendet wird.
Rechnungen
Ein Lastschrift- oder Einzugsschein ist einer Rechnung sehr ähnlich. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Rechnungen immer einen Verkauf anzeigen, bei dem Lastschriften und Lastschriftbelege Anpassungen oder Erträge aus bereits erfolgten Transaktionen widerspiegeln.
Lastschriften können auch für herkömmliche Rechnungen eingesetzt werden, wenn eine Ware oder Dienstleistung erbracht wird, die nicht zum normalen Geschäftsumfang gehört. Dies hilft dabei, die Transaktion für beide Buchhaltungsabteilungen zu unterscheiden und verhindert, dass das ausstellende Unternehmen eine neue Rechnungsart erstellt.
B2B-Transaktionen basieren in der Regel auf einer Kreditverlängerung, bei der ein Verkäufer eine Sendung an ein Unternehmen sendet, bevor er bezahlt wird, und dem Unternehmen den nach der Lieferung geschuldeten Betrag in Rechnung stellt. Lastschriften und Gutschriften sind die Abrechnungsmethode, mit der diese Transaktionen nachverfolgt werden.
Materielle Rücksendungen
Stellen Sie sich Lastschriften als Ansprüche gegen Geschäftsfehler vor. Bei Warenrücksendungen eines Käufers an einen Lieferanten oder Lieferanten zeigt der Lastschriftvermerk die Änderung in den Käuferbüchern (Buchhaltungsprotokollen) und fordert die Gutschrift zurück. Der Lieferant / Verkäufer sendet häufig eine Gutschrift als Nachweis für die Stornierung.
Betrachten Sie beispielsweise den Fall, in dem die Firma XYZ Material an ihren Lieferanten, die Firma ABC, zurücksendet. Um den zu erstattenden Betrag nachzuweisen, erstellt XYZ eine Belastungsanzeige. Der ursprüngliche Kaufpreis betrug 5.000 USD, daher sollte der Belastungsnachweis den Materialaufwand zuzüglich der örtlichen Umsatzsteuersätze widerspiegeln. Die Steuern und die Kosten für Waren sollten immer separate Positionen in der Notiz sein.
Nach Erhalt sollte ABC eine kleine Gutschrift als Nachweis des Verständnisses erstellen und dann XYZ erstatten (oder Gutschrift anbieten) (solange die Lastschrift die korrekten Informationen enthielt).
Zins- / Provisionsforderung
Angenommen, ein Unternehmen schuldet einem Gläubiger Zinsen oder einem Dritten eine Provision für erbrachte Dienstleistungen. In einem solchen Fall wird die Lastschrift normalerweise ausgestellt, um auf eine erhaltene Gutschrift zu antworten, aber ein Schuldner könnte immer eine unaufgefordert ausstellen.
Debit Notes auf Provisionsforderungen sind zwischen Mutter- und Tochterunternehmen üblich. Debit Notes für Zinsforderungen können zum Anpassen von Vorauszahlungen oder als einfache Form der Aufzeichnung verwendet werden.
