Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein I-9-Formular?
- Ausfüllen eines I-9-Formulars
- Die Quintessenz
Was ist ein I-9-Formular?
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sicherstellen, dass die Person berechtigt ist, in den USA zu arbeiten. Sobald Sie ein Stellenangebot abgegeben haben (jedoch nicht zuvor), muss der neue Mitarbeiter die Berechtigung zur Arbeit in den USA nachweisen, indem er das I-9-Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit ausfüllt.
Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass dieses Formular der US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde vom Arbeitnehmer und Ihnen ausgefüllt wird. Bewahren Sie das Formular zusammen mit Ihren anderen Beschäftigungsunterlagen auf - reichen Sie es nicht bei der Regierung ein.
(Weitere Informationen zu den Pflichten des Arbeitgebers bei der Einstellung finden Sie unter "8 Dinge, nach denen Arbeitgeber Sie nicht fragen dürfen".)
Ausfüllen eines I-9-Formulars
Mit dem Formular I-9 sollen Informationen von neuen Mitarbeitern eingeholt werden, aus denen hervorgeht, dass sie zur legalen Arbeit in den USA berechtigt sind. Kein Arbeitnehmer ist von der Pflicht zum Ausfüllen des Formulars befreit.
Das I-9-Formular besteht aus drei Teilen:
1. Teil I: Identitätsfeststellung für den Mitarbeiter
Dieser Teil des Formulars wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Darunter fallen Informationen wie der vollständige Name, die Anschrift, das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer (falls zutreffend), die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer (die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer sind optional).
Dieser Teil wird auch verwendet, um - unter Strafe des Meineids - zu bestätigen, dass die Person berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, weil sie:
- Ein BürgerEin nicht in den USA ansässiger StaatsangehörigerEin rechtmäßiger ständiger WohnsitzEin Ausländer, der zur Arbeit in den USA berechtigt ist Der Arbeitnehmer muss gegebenenfalls das Ablaufdatum für diese Genehmigung eingeben.
Ein Mitarbeiter, der ein Ausländer ist und zur Arbeit berechtigt ist, muss die Ausländerregistrierungsnummer (eine „A-Nummer“, die eine eindeutige 7-, 8- oder 9-stellige Nummer ist, die einem Ausländer zugewiesen wurde) oder die Zulassungsnummer des Formblatts I-94 eingeben.
Der Mitarbeiter muss das Formular unterschreiben und datieren. Falsche Angaben können zu Geldstrafen und / oder Haftstrafen führen.
Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise Unterstützung, um ihren Teil des Formulars auszufüllen. Wenn der Mitarbeiter minderjährig oder behindert ist (oder eine Übersetzung benötigt), muss die Person, die beim Ausfüllen des Formulars hilft (Ersteller und / oder Übersetzer), auch ihren Namen und ihre Adresse eingeben sowie das Formular (ebenfalls unter Strafe) unterzeichnen Meineid).
2. Teil II: Überprüfung der Dokumente des Mitarbeiters für den Arbeitgeber
Dieser Teil des Formulars wird vom Arbeitgeber ausgefüllt. Es beschreibt die Dokumente, die der Arbeitgeber überprüft hat, um die Berechtigung zur Beschäftigung zu überprüfen. Der Arbeitgeber sollte diese Maßnahme innerhalb von drei Tagen nach dem ersten Arbeitstag ergreifen. Der Arbeitgeber kann - muss aber nicht - eine Kopie der vorgelegten Dokumente erstellen.
Es gibt drei Listen von Dokumenten, die verwendet werden können. Die Art der verwendeten Dokumente bestimmt den Teil von Teil II, den der Arbeitgeber ausfüllen muss.
Liste A: Die Dokumente in dieser Liste stellen sowohl die Identität als auch die Arbeitserlaubnis des Arbeitnehmers fest. Ein Mitarbeiter muss nur eines der folgenden Formulare vorlegen, um die Dokumentanforderung zu erfüllen:
- US-Pass (oder US-Passcode) Permanent Resident Card („Green Card“) oder Alien Registration Receipt Card (technisch gesehen ist die Green Card das Formblatt I-551) Ausländischer Pass mit einem vorläufigen Stempel I-551 Arbeitserlaubnisdokument, das ein Foto enthält (Formular I-766) Für einen Nichteinwanderer mit Arbeitserlaubnis: ein ausländischer Reisepass und Formular I-94 (oder 94A) und eine Bestätigung des Nichteinwandererstatus des Ausländers, solange dieser noch nicht abgelaufen istPass aus den Föderierten Staaten von Mikronesien, Republik der Marshallinseln
Liste B: Die Dokumente in dieser Liste zeigen die Identität des Mitarbeiters. Wenn ein Mitarbeiter kein Dokument aus Liste A hat, muss er ein Dokument aus Liste B plus vorlegen ein Dokument aus Liste C (unten).
- Führerschein oder Personalausweis, der von einem Staat ausgestellt wurde (sofern er einen Lichtbildausweis und andere persönliche Informationen enthält). Schulausweis mit einem Lichtbildausweis des Wählers. Militärkarte oder Entwurf einer AufzeichnungMilitärabhängiger PersonalausweisU.S. Küstenwache Merchant Marine cardNative American StammesdokumentFührerschein ausgestellt von einer kanadischen Regierungsbehörde
Minderjährige (unter 18 Jahren), die eines der Dokumente in Liste B nicht vorlegen können, können als alternative Dokumente zum Nachweis der Identität des Arbeitnehmers Schulzeugnisse oder Zeugnisse vorlegen. Kunden-, Arzt- oder Krankenhausakte; oder eine Kindertagesstätte oder einen Kindergarten Rekord.
Liste C: In diesem Dokument wird die Berechtigung des Mitarbeiters zum Arbeiten in den USA festgelegt. Wenn der Mitarbeiter ein Dokument aus Liste A nicht vorlegen kann, muss er eines aus Liste B und eines aus Liste C vorlegen.
- Sozialversicherungs-Kontonummerkarte (sofern auf der Karte nicht angegeben ist: Nicht für die Beschäftigung, nur für die Arbeit mit INS-Genehmigung oder nur für die Arbeit mit DHS-Genehmigung gültig). Geburtsurkunde des Außenministeriums (Formular FS-545) vom US-Außenministerium ausgestellte Geburtsurkunde (Formblatt DS-1350) Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, die von einem US-Bundesstaat, einer US-Gemeinde oder einem US-Territorium ausgestellt wurde und über ein offizielles Siegel eines Stammes amerikanischer Ureinwohner verfügt. Personalausweis (Formblatt I-197) Personalausweis für in den USA ansässige Staatsbürger (Formblatt I-179) Arbeitserlaubnisdokument, ausgestellt vom Department of Homeland Security
Wie im Falle des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber unter Strafe des Meineids bescheinigen, dass er die erforderlichen Dokumente überprüft hat, sich als echt erachtet und nach bestem Wissen davon überzeugt ist, dass der Arbeitnehmer zur Arbeit in den USA berechtigt ist Zertifizierungsabteilung muss der Arbeitgeber den ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers sowie andere Arbeitgeberinformationen (den Namen des Unternehmens, den Titel der Person, die das Formular unterzeichnet, und die Adresse des Unternehmens) notieren.
3. Teil III: Für den Arbeitgeber bei der Einstellung
Dieser Teil des Formulars wird ebenfalls nur vom Arbeitgeber ausgefüllt, jedoch nur für den Fall einer erneuten Überprüfung bei der Einstellung eines Mitarbeiters verwendet. Wird ein Mitarbeiter innerhalb von drei Jahren nach dem Datum der ursprünglichen I-9 eingestellt, kann der Arbeitgeber diesen Abschnitt oder eine neue I-9 ausfüllen.
Wenn dieser Teil ausgefüllt werden muss, listet der Arbeitgeber lediglich den Namen des Arbeitnehmers (oder den neuen Namen, wenn der Mitarbeiter einen Namenswechsel vorgenommen hat) und das Datum der Wiedereinstellung auf. Wenn die vorherige Arbeitserlaubnis abgelaufen ist, aber jetzt verlängert wurde, geben Sie Informationen zu dem Dokument ein, aus dem diese Genehmigung hervorgeht (Dokumenttitel, Nummer und Ablaufdatum der neuen Arbeitserlaubnis).
Wie bei den anderen Teilen muss der Mitarbeiter unter ehelicher Strafe unterzeichnen, dass er der Meinung ist, dass das vorgelegte Dokument echt ist und dass der Mitarbeiter berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.
Die Quintessenz
Arbeitgeber müssen I-9s für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Datum der Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren. Von Zeit zu Zeit kann die Bundesregierung Ihre Arbeitsunterlagen einsehen. Wenn Sie keine I-9 vorlegen, können zivil- und / oder strafrechtliche Sanktionen verhängt werden. Weitere Informationen zur I-9 finden Sie im „Handbuch für Arbeitgeber: Anweisungen zum Ausfüllen von Formular I-9“. Bei weiteren Fragen zur I-9 können Sie sich auch an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden.
(Geschäftsinhaber sind möglicherweise auch interessiert an "1099 Formulare ausfüllen" und "Formular 4562 Schritt für Schritt ausfüllen".)
