Was ist die Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Summe aller Vergütungen, die ein Unternehmen für einen festgelegten Zeitraum oder an einem bestimmten Datum an seine Mitarbeiter zahlen muss. Es wird normalerweise von der Buchhaltungs- oder Personalabteilung eines Unternehmens verwaltet. Gehaltsabrechnungen für Kleinunternehmen können direkt vom Eigentümer oder einem Mitarbeiter bearbeitet werden. Zunehmend wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung an spezialisierte Unternehmen ausgelagert, die sich mit Gehaltsabrechnungen, Leistungen an Arbeitnehmer und Versicherungen sowie Buchhaltungsaufgaben wie Steuerabzug befassen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann sich auch auf die Liste der Beschäftigten eines Unternehmens und die Höhe der ihnen jeweils zustehenden Vergütung beziehen. Es ist für die meisten Unternehmen ein erheblicher Aufwand und fast immer abzugsfähig, was bedeutet, dass der Aufwand vom Bruttoeinkommen abgezogen werden kann, das das steuerpflichtige Einkommen des Unternehmens senkt. Die Gehaltsabrechnung kann aufgrund von Überstunden, Krankengeld und anderen Variablen von einer Gehaltsperiode zur anderen unterschiedlich sein.
Grundlegendes zur Personalabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens, der die Nachverfolgung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung des Gehalts des Mitarbeiters und die Verteilung der Zahlungen durch direkte Einzahlung direkt auf sein Konto oder per Scheck umfassen kann. Unternehmen müssen jedoch auch Buchhaltungsfunktionen ausführen, um Gehaltsabrechnungen, einbehaltene Steuern, Prämien, Überstunden, Krankengeld und Urlaubsgeld zu erfassen. Unternehmen müssen außerdem Geldbeträge beiseite legen und aufzeichnen, die an die Regierung für Medicare-, Sozialversicherungs- und Arbeitslosensteuern gezahlt werden sollen.
Die zentralen Thesen
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Summe aller Vergütungen, die ein Unternehmen für einen festgelegten Zeitraum oder an einem bestimmten Datum an seine Mitarbeiter zahlen muss. Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess kann die Nachverfolgung der geleisteten Arbeitsstunden für Mitarbeiter, die Berechnung des Lohns und die Verteilung der Zahlungen per Einzahlung oder Scheck umfassen Unternehmen müssen außerdem Buchhaltung und Aufzeichnungen führen sowie Mittel für Medicare, Sozialversicherungen und Arbeitslosensteuern bereitstellen.
Viele mittelständische und große Unternehmen beauftragen externe Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste, um den Prozess zu rationalisieren. Die Arbeitgeber verfolgen die Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter gearbeitet hat, und leiten diese Informationen an den Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst weiter. Am Zahltag berechnet der Lohn- und Gehaltsservice den Bruttobetrag, den der Mitarbeiter schuldet, basierend auf der Anzahl der Stunden oder Wochen, die er während des Lohnzeitraums gearbeitet hat, und dem Lohnsatz. Der Service zieht Steuern und andere Quellensteuern vom Einkommen ab und zahlt dann die Angestellten.
Vor- und Nachteile der Verwendung professioneller Gehaltsabrechnungsdienste
Professionelle Gehaltsabrechnungsdienste bieten viele Vorteile und einige Nachteile. Ein wesentlicher Vorteil von Lohnbuchhaltungsdiensten ist die Möglichkeit, eine Vielzahl von Berichten zu erstellen, die die Abrechnungsverfahren vereinfachen und Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen erfüllen. Der Gehaltsabrechnungsdienst kann auch Aufzeichnungen darüber führen, wie viel Urlaub oder persönliche Zeit Mitarbeiter verbraucht haben.
Wenn Unternehmen ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem auslagern, müssen sie sich auf Einzelpersonen außerhalb des Unternehmens verlassen, um eine genaue Abrechnung zu gewährleisten. Im Fehlerfall muss sich das Personal vor Ort des Unternehmens mit verärgerten Mitarbeitern auseinandersetzen. Unternehmen werden möglicherweise auch mit Steuerstrafen für den Fehler des Gehaltsabrechnungsdienstes bestraft. Lohn- und Gehaltsabrechnungsservices sind außerdem teurer als die interne Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Dienste können eine feste monatliche Gebühr erheben oder unterschiedliche Zahlungsstrukturen für unterschiedliche Dienstebenen anbieten. Aufgrund ihrer Kosten sind Gehaltsabrechnungsdienste möglicherweise nicht die beste Option für kleine Unternehmen mit knappen Betriebsbudgets.
Payroll Software-Programme
Anstatt spezialisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste zu nutzen, entscheiden sich einige Unternehmen für Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware. Sobald das Unternehmen die Software kauft, fallen keine zusätzlichen monatlichen Gebühren an. Softwareprogramme enthalten normalerweise druckbare Steuerformulare und Quellensteuertabellen. Zusätzlich zu den finanziellen Einsparungen helfen interne Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme Unternehmen dabei, vertrauliche Finanzinformationen geheim zu halten. Software-Programme können jedoch zeitaufwändig sein, was für Unternehmen mit kleinen Mitarbeitern ein Problem darstellen kann.
