Eines der Probleme, mit denen sich Kleinunternehmer auseinandersetzen müssen, ist die Einhaltung der zahlreichen Verpflichtungen für lokale, staatliche und bundesstaatliche Steuern. Während die meisten Unternehmer einen Steuerberater oder Steuerberater beauftragen, sich mit steuerlichen Fragen zu befassen, ist das Verständnis des Steuersystems für diejenigen wichtig, die letztendlich die Verantwortung für die Erfüllung aller steuerlichen Verpflichtungen tragen. Dieser Artikel befasst sich mit den Pflichten des Geschäftsinhabers in Bezug auf die Lohnsteuer. (Erfahren Sie in Payroll Deductions Payoff, wie Lohnabzüge Ihre persönliche Einkommenssteuer senken können.)
Lohnsteuerpflichten Jedes Unternehmen mit Arbeitnehmern ist verpflichtet, Lohnsteuern von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einzubehalten und die geltenden Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern zu zahlen. Zu den Steuern, die normalerweise von den Gehaltsabrechnungen einbehalten werden, gehören die FICA-Steuern (Medicare and Social Security Tax) sowie gegebenenfalls die Einkommenssteuern von Bund, Ländern und Gemeinden. Zu den sonstigen Quellensteuerverpflichtungen zählen die FUTA (Federal Unemployment Tax Act) und in Staaten wie Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island die Steuern für Invalidenversicherungen. Die Nichtzahlung von Steuern oder das Ausbleiben einer Zahlung kann zu hohen Bußgeldern und Strafen führen. Daher ist es wichtig, die Höhe der geschuldeten Lohnsteuern zu berechnen und diese pünktlich zu zahlen. (Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist für kleine Unternehmen von wesentlicher Bedeutung. In sechs Schritten zu einem besseren Geschäftsbudget erfahren Sie, wie Sie Einnahmen und Ausgaben verwalten.)
Wenn der Inhaber eines Kleinunternehmens keine externen Angestellten hat, sondern eingetragen ist, gelten die obigen Regeln auch für die Gehaltsabrechnungen des Eigentümers, da er oder sie im Wesentlichen der einzige Angestellte des Unternehmens ist. Wenn das Unternehmen nicht eingetragen ist und keine Mitarbeiter beschäftigt sind, muss der Eigentümer vierteljährlich die geschätzten Steuern auf das Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit entrichten. (Lesen Sie Sollten Sie Ihr Unternehmen einbeziehen?, Um herauszufinden, ob diese Unternehmensstruktur für Sie von Vorteil ist.)
Berechnung der Lohnsteuer Die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt in drei Schritten:
- Bestimmen Sie die steuerpflichtigen Arbeitnehmer Bestimmen Sie die steuerpflichtigen Löhne Berechnen Sie die Quellensteuerbeträge
Steuerpflichtige Arbeitnehmer Arbeitnehmer können Angestellte oder unabhängige Unternehmer sein. Mitarbeiter werden als steuerpflichtige Arbeitnehmer behandelt, die der Lohnsteuer unterliegen, während unabhängige Auftragnehmer für die Zahlung ihrer eigenen Steuern verantwortlich sind. Normalerweise gelten Arbeitnehmer als Arbeitnehmer, wenn Sie das Recht haben, die Art und Weise ihrer Arbeit zu bestimmen und zu kontrollieren, anstatt nur die Ergebnisse der Arbeit. Die Grenzen zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Mitarbeitern sind jedoch nicht immer eindeutig. Um Geschäftsinhabern bei der Bestimmung der zu versteuernden Arbeitnehmer zu helfen, gibt es beim IRS allgemeine gesetzliche Bestimmungen, die Verhaltens-, Finanz- und Beziehungstests umfassen.
Verhaltenstest Ein Arbeitnehmer ist ein Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber das Recht hat, den Arbeitnehmer zu leiten und zu kontrollieren. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer nicht tatsächlich leiten oder kontrollieren, hat jedoch das Recht, dies zu tun.
Finanztest Bei diesem Test wird der Grad der Kontrolle eines Arbeitgebers über die finanziellen Aspekte des Arbeitsplatzes untersucht. In einigen Berufen wird der Status eines Arbeitnehmers als unabhängiger Auftragnehmer durch die umfassende Kontrolle über die für die Arbeit verwendeten Vorräte gestützt.
Eine eindeutige Möglichkeit, einen unabhängigen Auftragnehmer von einem Mitarbeiter zu unterscheiden, besteht in der Verfügbarkeit von Diensten. Ein unabhängiger Auftragnehmer ist nicht an ein Unternehmen gebunden und kann für Dienstleistungen werben. Ein Mitarbeiter kann nur dann für Dienstleistungen werben, wenn er als unabhängiger Auftragnehmer außerhalb des Unternehmens arbeitet.
Beziehungstest Dieser Test bezieht sich auf die Art und Weise, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihre Beziehung wahrnehmen. Wenn von einem Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis erwartet wird, dass es bis zum Ende eines bestimmten Projekts oder für einen bestimmten Zeitraum dauert, ist der Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer. Wenn die Beziehung dagegen keine oder nur begrenzte Möglichkeiten hat, ist der Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger Arbeitnehmer. (Weitere Informationen zu Beziehungen, die für ein kleines Unternehmen von wesentlicher Bedeutung sind, finden Sie unter Small Business: Alles über Beziehungen .)
Steuerpflichtige Löhne Steuerpflichtige Löhne sind Entschädigungen für erbrachte Dienstleistungen und können Gehälter, Boni oder Geschenke enthalten. Einige Formen der Entschädigung, wie z. B. die Erstattung von Geschäftskosten für Reisen oder Mahlzeiten, gelten nicht als steuerpflichtiger Lohn. Damit die Ausgaben nicht steuerpflichtig sind, müssen die Mitarbeiter sie anhand von Belegen oder Spesenabrechnungen überprüfen. Sie müssen auch notwendig, vernünftig und geschäftsbezogen sein. (Wenn Sie geschäftliche Ausgaben haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Belege in Ordnung sind. Lesen Sie 10 Schritte zur Steuervorbereitung, um Informationen zur Planung vor dem 15. April zu erhalten.)
Berechnen der Quellensteuer Nachdem Sie herausgefunden haben, welche Arbeitnehmer als zu versteuernde Arbeitnehmer gelten und welche Löhne zu versteuern sind, müssen Sie im nächsten Schritt den Betrag ermitteln, den Sie für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern sowie für FICA und FUTA einbehalten müssen.
Bundessteuern Jeder Gehaltsscheck muss die Bundeseinkommenssteuern für den jeweiligen Zeitraum einbehalten. Das IRS verfügt über zwei Sätze von Steuertabellen, anhand derer Arbeitgeber die Quellensteuerbeträge berechnen können: die Lohnklassen- und die Prozentsatztabellen.
Die Lohnklammertabellen sind nach fünf verschiedenen Abrechnungsperioden (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich) getrennt. Um die Quellensteuerbeträge zu bestimmen, wählen die Arbeitgeber den zutreffenden Lohnzeitraum und die Lohnklasse für die Arbeitnehmer aus und lesen dann die Tabelle in der Spalte durch, in der die Anzahl der geltend gemachten Ausnahmen angegeben ist.
Die Prozentsätze sind für acht Abrechnungsperioden verfügbar (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich) und nach Familienstand getrennt. Die Arbeitgeber beginnen damit, die Löhne um den Wert der beantragten Befreiungen zu senken. Als Nächstes verwenden sie die Tabelle, die dem Familienstand des Mitarbeiters entspricht, und suchen den Quellenbetrag basierend auf der Lohnklasse.
Als Geschäftsinhaber liegt es in Ihrer Verantwortung, die beiden Tabellensätze zu überprüfen und festzustellen, welcher für Ihr Unternehmen geeignet ist. Die Prozentsatztabellen sind in Bezug auf die Abrechnungsperioden umfassender. Wenn Sie sich also in einer Situation befinden, in der unterschiedliche Mitarbeiter zu unterschiedlichen Abrechnungsperioden bezahlt werden, sollte die Prozentsatztabelle die Tabelle Ihrer Wahl sein. Wenn Ihre Mitarbeiter beispielsweise vierteljährlich bezahlt werden, sind die Prozentsatztabellen geeigneter als die Lohnklassen. Um diese Tabellen zu erhalten, rufen Sie das IRS an oder gehen Sie zu http://www.irs.gov/ und fordern Sie die Veröffentlichungen 15 und 15-A an.
Staatliche Steuern
In den meisten Bundesländern werden Tabellen verwendet, die den Steuertabellen des Bundes ähneln. Sie erhalten diese, indem Sie den Abschnitt Steuern auf der Website Ihres Bundeslandes aufrufen oder sich an die Small Business Administration wenden. In Ländern wie Alaska, Florida, Texas, Wyoming und Washington, in denen keine staatlichen Steuern auf das Einkommen erhoben werden, müssen Sie keine staatlichen Steuern einbehalten. Andere Ausnahmen sind Staaten wie Arizona, in denen die Einkommenssteuer einen festen Prozentsatz der Bundessteuer ausmacht und in denen die Steuern einen festen Prozentsatz der Bruttolöhne ausmachen, wie Pennsylvania.
FICA Das Bundesversicherungsbeitragsgesetz (FICA) ist ein Bundesgesetz, nach dem Arbeitgeber verpflichtet sind, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern von Löhnen einzubehalten, die an Arbeitnehmer gezahlt werden. Außerdem müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils die Hälfte der FICA-Steuer entrichten. Die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern werden sowohl für den Arbeitnehmer mit einem Pauschalbetrag von 4, 2% für die Sozialversicherung als auch mit 1, 45% für Medicare und mit einem Pauschalbetrag des Arbeitgebers von 6, 2% bzw. 1, 45% erhoben, wodurch sich ein kombinierter FICA-Steuersatz von ergibt 15, 3% (12, 4% für die soziale Sicherheit und 2, 9% für Medicare). Selbstständige sind für die Zahlung der gesamten Steuer in Höhe von 13, 3% selbst verantwortlich. (Lesen Sie, wie die Regierung Ihren Steuersatz in Laffer Curve Key To Ideal Tax Rate bestimmt .)
Im Gegensatz zu Bundes- und Landessteuern bleiben die FICA-Steuern von der Anzahl der vom Arbeitnehmer geltend gemachten Quellensteuerbefreiungen unberührt. Sie multiplizieren einfach die Bruttolohnzahlung eines Arbeitnehmers mit dem geltenden Steuersatz, um zu bestimmen, wie viel Sie einbehalten müssen und wie viel Sie als Arbeitgeber zahlen müssen. In den Jahren 2009 und 2010 gilt die Sozialversicherungssteuer nur für die ersten 106.800 USD Einkommen, die auch als Sozialversicherungsgrundlage bezeichnet werden. Die Lohnbasis wird jedes Jahr inflationsbereinigt. Die Medicare-Steuer ist nicht einkommensbeschränkt.
FUTA Arbeitslosensteuern oder FUTA sind Steuern, die ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt werden. Sie müssen Arbeitslosensteuer zahlen, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:
a) Sie zahlen einen Lohn von mindestens 1.500 USD pro Quartal
b)
Sie haben mindestens einen Mitarbeiter an einem bestimmten Tag für 20 Wochen in einem Kalenderjahr, unabhängig davon, ob die Wochen aufeinander folgen
Der FUTA-Steuersatz für 2011 beträgt 6, 2% und bezieht sich auf die ersten 7.000 USD Löhne für jeden Mitarbeiter. Sie können jedoch Gutschriften auf Ihre Brutto-FUTA-Steuer verlangen, um die von Ihnen gezahlten staatlichen Arbeitslosensteuern widerzuspiegeln. Wenn Sie Ihre staatlichen Arbeitslosensteuern bei Fälligkeit zahlen, können Sie eine Gutschrift in Höhe von 5, 4% beantragen, wodurch sich Ihr FUTA-Steuersatz effektiv auf 0, 8% verringert.
Alles zusammenbringen
Die Berechnung der Lohnsteuern kann sehr kompliziert sein, und es ist wichtig, Zahlungen rechtzeitig zu versenden, um Strafen und verspätete Gebühren zu vermeiden. Zahlungen von Bundessteuern können entweder online über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) oder über Banken erfolgen, die zur Annahme von Bundeszahlungen berechtigt sind. Wenn Sie die letztere Methode verwenden, sollte jeder Zahlung das Formular 8109 beiliegen, das Sie bei der IRS unter 1-800-829-4933 oder auf der IRS-Website erhalten. FUTA-Steuern werden normalerweise vierteljährlich gezahlt und Einkommens- und FICA-Steuern werden halb- oder monatlich hinterlegt. Das IRS sendet Geschäftsinhabern in der Regel am Ende eines jeden Jahres eine Mitteilung, in der die für das kommende Jahr zu verwendende Methode aufgeführt ist.
In der Regel richtet sich die Aktualität einer Einzahlung nach dem Eingangsdatum. Eine nach dem Fälligkeitsdatum per Post eingegangene Anzahlung wird jedoch als rechtzeitig angesehen, wenn Sie nachweisen können, dass sie mindestens zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum per Post eingegangen ist. Weitere Informationen zu den Lohn- und Gehaltsabrechnungen von Kleinunternehmen erhalten Sie unter http://www.irs.gov/ oder telefonisch über die IRS-Hotline für Unternehmen unter 1-800-829-4933.
Weitere Informationen finden Sie unter Steuergutschrift für von kleinen Unternehmen getätigte Planausgaben .
