Die Finanzwelt hat sich zu einem wettbewerbsintensiven Arbeitsplatz entwickelt. Obwohl es an einem Tag nur 24 Stunden gibt, ist Zeit Geld. Daher ist ein effektives Zeitmanagement ein Wettbewerbsvorteil für jeden Finanzprofi, der produktiver werden und mehr Zeit für die Arbeit haben möchte.
Es gibt jedoch viele Ablenkungen, die Sie länger als nötig bei der Arbeit halten können. Lesen Sie weiter, um mehr über einige dieser häufig auftretenden Zeitverschwender zu erfahren, und informieren Sie sich über einige Tipps zum Zeitmanagement, mit denen Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können.
Das schwarze Loch
Es gibt verschiedene Zeitverschwender, die die Produktivität beeinträchtigen können. Zum Beispiel sind Finanzprofis immer wieder versucht, Multitasking zu betreiben. Angenommen, Sie sind Berater und erreichen zwischen 8:30 und 10:00 Uhr an einem Mittwochmorgen Folgendes:
- Sie arbeiten an einer Tabelle. Hören Sie jedoch auf, nachdem Sie von zwei neuen E-Mail-Nachrichten unterbrochen wurden. Senden Sie dann sechs E-Mails hintereinander. Überprüfen Sie anschließend die Hochzeitsbilder eines College-Freundes auf Instagram Wenn Sie zwei unerwartete Anrufe von potenziellen Kunden tätigen, muss andFinally abrupt auflegen, während Ihr Vorgesetzter vorbeischaut, um Sie daran zu erinnern, dass Sie fünf Minuten zu spät für die Mitarbeiterversammlung sind.
Klingt das nach einem typischen Morgen für Sie? Wenn ja, und insbesondere wenn Sie in einem krisengeschüttelten Unternehmensumfeld wie einer Private-Equity-Firma oder einer Investmentbank arbeiten, sind Sie im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern wahrscheinlich in der schlechtesten Kategorie.
In fünf oder zehn Jahren wird sich niemand mehr an Sie erinnern, sich um Sie kümmern oder Sie für all die anstrengende Arbeit werben, die Sie geleistet haben. Hätte sich die Welt darum gekümmert, wenn Thomas Jefferson viel Papier gemischt hätte, aber nie an der Abfassung der Unabhängigkeitserklärung mitgewirkt hätte? Das Gleiche gilt für Ihren Job - Ihre Organisation legt Wert auf notwendige Arbeit und Meisterwerke, nicht auf geschäftige Arbeit.
Planung
Beenden Sie jeden Sonntagnachmittag die Aufgabenliste der kommenden Woche, vorzugsweise mit einer Anwendung oder einem Webdienst, die / der über alle Ihre Geräte synchronisiert wird. Markieren Sie die Punkte, die für Ihren Erfolg bei der Arbeit und in Ihrem Privatleben absolut entscheidend sind. Die nicht hervorgehobenen sind wahrscheinlich Dinge, die Sie delegieren, verzögern oder ganz vermeiden können.
In der Finanzbranche umfassen wichtige Ergebnisse Berichte oder Forschungsergebnisse, die genau sein und vor Ablauf einer Frist eingereicht werden müssen. Ihre Organisation wird besser bedient, wenn Sie sich darauf konzentrieren, die Qualität dieser Berichte zu verbessern, anstatt sie nur anständig zu bearbeiten, damit Sie Zeit für nicht wichtige Elemente (wie das Beantworten von E-Mails mit niedriger Priorität oder die Teilnahme an langen E-Mails) freisetzen können Treffen).
In ähnlicher Weise müssen Sie zehn Minuten vor dem Verlassen der Arbeit die Aktionselemente des nächsten Tages auflisten und in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und Priorität nummerieren. Fragen Sie sich immer wieder alle Dinge, die Sie nicht wirklich tun müssen - die Dinge, die eine bestimmte Produktivitätsschwelle nicht erfüllen.
(Schauen Sie sich auch Ihre Nische in der Finanzbranche an.)
Multitasking
Der Erfolg im Finanzwesen beruht auf der Fähigkeit, stets kritische und unmittelbare Ergebnisse zu liefern. Auf welche wichtigen Informationen und Datenpunkte verlassen sich Ihre Finanzmanager? Was können Sie liefern, um Ihrer Organisation und / oder Ihren Kunden zu helfen, zu gewinnen? Umfasst dies die rechtzeitige Vorlage eines Prüfungsberichts, die genaue Berechnung des Barwerts eines vorgeschlagenen Projekts oder die Sicherstellung, dass die Formeln in Excel zu korrekten Gesamtsummen führen?
Letztendlich kümmert sich niemand um alle E-Mails, die Sie ausgetauscht haben, die Social Club-Meetings, an denen Sie teilgenommen haben, oder die chronologische Ablage von Ordnern in Ihrem Kabinett. Multitasking verhindert ständig, dass Einzelpersonen bei den wenigen kritischen Ergebnissen, die ihre Arbeitgeber wirklich von ihnen erwarten, ihr Bestes geben.
Führen Sie zuerst die wichtigen, schwierigen, dringenden und wertvollsten Aktionen aus. Erfolg im Finanzwesen kann einfache Methoden zur Bewältigung Ihrer Aufgaben beinhalten. Dies mag für den gut gelesenen und noch nicht eingeweihten Absolventen brutal einfach erscheinen, aber machen Sie jeweils eine Sache und hören Sie nicht auf, bis sie abgeschlossen ist. Wenn sich Ihre Aufgaben auf ein langfristiges Projekt beziehen, teilen Sie es in kürzere Meilensteine auf und beenden Sie es rechtzeitig. Wie Henry Ford sagte: "Nichts ist besonders schwer, wenn man es in kleine Jobs aufteilt." Wenn Sie alles von Anfang bis Ende erledigen, werden kostspielige Ineffizienzen vermieden, da Sie nicht ständig neu beginnen und verschiedene, nicht miteinander verbundene Elemente neu kalibrieren müssen.
(Entdecken Sie die Arten von Jobs in der Finanzbranche mit Financial Career Options for Professionals.)
Posteingang
Ihr Posteingang ist eine große Zeitverschwendung. Wenn ein Großteil Ihrer E-Mails für Ihre unmittelbaren Aufgaben irrelevant ist, füllen Sie Ihren Tag sporadisch mit Müllinformationen.
Um es zu umgehen:
- Legen Sie fest, wann Sie Ihre E-Mails abrufen möchten, und überprüfen Sie Ihren Posteingang nicht öfter als drei- oder viermal pro Tag. Erstellen Sie einen Ordner für E-Mails, die Sie nach Geschäftsschluss abrufen möchten, die jedoch nicht dringend sind. Dieser Ordner ist besonders hilfreich, wenn Sie auf wichtige Anfragen zurückgreifen möchten, die einige Werktage dauern können, bevor Sie eine Antwort von Ihnen erhalten. Senden Sie während Ihres Arbeitstages nur die wichtigsten E-Mails. Während es wichtig ist, in Ihrer Gruppe auf dem Laufenden zu bleiben, kann ein großer Teil Ihrer Zeit von unerfahrenen oder weniger disziplinierten Kollegen verschwendet werden, die Ihren Posteingang mit irrelevanten Nachrichten überfluten. Sie können diese Art von E-Mails reduzieren, indem Sie auf nicht arbeitsbezogene E-Mails nicht antworten. Leeren Sie Ihren Posteingang, bevor Sie die Arbeit verlassen. Sie können dies erreichen, indem Sie projektbezogene Ordner erstellen, in denen Sie E-Mails speichern können, die sich auf bestimmte Probleme beziehen. Wenn Sie Ihren Posteingang leer lassen, sparen Sie Zeit, da Sie nicht wichtige Nachrichten nicht mehr beachten müssen. Wenn es Dinge gibt, die in den nächsten Stunden oder am nächsten Tag unbedingt beachtet werden müssen, legen Sie sie in einen dringenden Ordner.
Weitere zeitsparende Tipps
Verfolgen Sie, wie viel Zeit Sie wirklich verschwenden
Erstellen Sie ein einfaches Arbeitsblatt, in das Sie die geschätzte Zeit eingeben können, die Sie für unbedeutende Dinge verschwendet haben. Tun Sie dies täglich. Während Sie diese Gewohnheit entwickeln und beibehalten, werden Sie sich darin üben, unwichtige Dinge zu erkennen, wenn Sie ihnen begegnen.
Papierdokumente nur einmal verarbeiten
Sobald sie verarbeitet sind, können Sie sie ablegen, einreichen oder entfernen.
Direkte Nachricht an Ihre Kollegen
Das Gehen in Ihrem Büro oder zwischen Abteilungen kann einige Stunden pro Woche kosten - und wir wissen, wie teuer dies auf Jahresbasis ist. Sofern es sich nicht um eine wichtige oder komplizierte Angelegenheit handelt, ist die Verwendung von Direktnachrichten über ein Unternehmensnachrichtensystem oder einen zugelassenen Webdienst häufig eine effizientere Methode, um schnell Antworten auf eine Vielzahl von Fragen zu erhalten.
Zu jeder Zeit wissen, wo sich alles befindet
Dies schließt sowohl elektronische als auch Papierinformationen ein. Wenn Sie Ihre Zeit schätzen, verschwenden Sie sie nicht damit, nach Dingen zu suchen.
Teilen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien ein:
-
Dringend und wichtig - wie zum Beispiel Finanz- und Buchhaltungsberichte mit strengen und nahenden Fristen.
Nicht dringend und wichtig - z. B. Vernetzung innerhalb Ihrer Finanzgruppe, Schulungskurse usw.
Dringend und nicht wichtig - wie z. B. sporadische Nachrichten aus Ihrem Posteingang und "Anmeldefristen" für Clubtreffen.
Nicht dringend und nicht wichtig - wie z. B. zehnminütige Gespräche am Automaten, Überprüfung des Fantasy-Fußballs usw.
(Natürlich solltest du so viel wie möglich von deinem Tag in der ersten Kategorie verbringen.)
Delegieren, delegieren, delegieren
Dies ist es, was Sie vom Rudel trennt, wenn Sie in der Organisation aufsteigen. Behandeln Sie Aufgaben, die nur Sie ausführen können. Sobald Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessert haben, werden Ihnen in Kürze direkte Berichte zugewiesen. Weisen Sie Aufgaben zu, die Sie nicht so oft wie möglich selbst erledigen müssen. Sie sollten nur die Dinge tun, die unbedingt Ihre Aufmerksamkeit oder Ihr Fachwissen erfordern.
Verwalten Sie nicht Ihre Persönlichkeit
Finanzfachleute sollten über Zeitmanagementfähigkeiten verfügen, aber auch einen guten Draht zu internen Kollegen und der externen Community haben. Wenn Sie sich ausschließlich auf die Zeit konzentrieren, können Sie aggressiv wirken, was eine Menge Leute abschreckt, wenn sie in Ihrer Nähe sind, auch im Bereich der sozialen und geschäftlichen Entwicklung. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Sie denken, dass Sie der Zeitmanagement-Guru sind, aber Sie werden den Stempel "sozialer Idiot" auf Ihrer Stirn überhaupt nicht bemerken.
Kommunikations-, Führungs- und Geschäftsentwicklungsfähigkeiten sind ebenso wichtig wie Zeitmanagementfähigkeiten. Mit dem Aufstieg von Finanzfachleuten in ihrer Karriere reichen Zeitmanagementfähigkeiten allein nicht mehr aus, um die nächste Ebene (dh die Führungsebene) zu erreichen.
Die Quintessenz
(Für mehr lesen Finanzielle Effizienz: Der Leitfaden für Analysten zur Zeitwirtschaft.)
