Was ist eine Transaktion?
Eine Transaktion ist eine Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer über den Austausch von Waren, Dienstleistungen oder Finanzinstrumenten.
Im Rechnungswesen müssen die Ereignisse, die sich auf die Finanzen eines Unternehmens auswirken, in den Büchern erfasst werden, und eine Buchungstransaktion wird anders erfasst, wenn das Unternehmen die periodengerechte Buchung anstelle der Barbuchhaltung verwendet. In der Abgrenzung werden Transaktionen erfasst, wenn Einnahmen oder Ausgaben realisiert werden oder anfallen, während in der Kassenbuchhaltung Transaktionen erfasst werden, wenn das Unternehmen tatsächlich Geld ausgibt oder erhält. Es kann eine Absichtserklärung oder ein Memorandum of Understanding erforderlich sein.
Transaktionen verstehen
Transaktionen in Bezug auf Verkäufe zwischen Käufern und Verkäufern sind relativ unkompliziert. Person A gibt Person B einen bestimmten Geldbetrag für eine Ware, eine Dienstleistung oder ein Finanzprodukt.
Transaktionen können in der Welt der Rechnungslegung komplexer werden, da Unternehmen heute manchmal Geschäfte abschließen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt abgewickelt werden, oder Einnahmen oder Ausgaben haben, die bekannt sind, aber noch nicht fällig sind. Transaktionen von Drittanbietern können ebenfalls auftreten. Ob ein Unternehmen Erträge und Aufwendungen nach der Abgrenzungsmethode oder nach der Cash-Methode erfasst, wirkt sich auf die Finanz- und Steuerberichterstattung des Unternehmens aus.
Die zentralen Thesen
- Transaktionen werden unter verschiedenen Buchhaltungssystemen unterschiedlich gehandhabt. Die Abgrenzung erkennt eine Transaktion bei Lieferung oder Rechnung. Die Kassenbuchhaltung erfasst Transaktionen, wenn die Zahlung erfolgt oder eingegangen ist.
Verbuchen von Transaktionen mit der periodengerechten Buchhaltung
In der periodengerechten Rechnungslegung erfasst ein Unternehmen Einnahmen, wenn es eine Dienstleistung erbringt oder wenn es Waren versendet und liefert. Wenn für die Erfassung der Einnahmen eines Unternehmens Inventar erforderlich ist und das Unternehmen in der Regel jährliche Bruttoeinnahmen von mehr als 1 Million US-Dollar erzielt, verwendet das Unternehmen normalerweise die Methode der periodengerechten Erfassung von Verkäufen und Einkäufen.
Die periodengerechte Rechnungslegung konzentriert sich darauf, wann Einnahmen und Ausgaben anfallen. Alle Transaktionen werden erfasst, unabhängig davon, wann Bargeld ausgetauscht wird. Beispielsweise erfasst ein Unternehmen, das im Oktober Waren an einen Kunden auf Guthabenbasis verkauft, die Transaktion bis zum Zahlungseingang sofort als Posten in der Debitorenbuchhaltung. Auch wenn der Kunde die Ware erst im Dezember in bar bezahlt, wird die Transaktion im Oktober als Ertrag verbucht.
Das gleiche Konzept gilt für Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen auf Kredit erwirbt. Geschäftsausgaben werden beim Erhalt der Produkte oder Dienstleistungen erfasst. Beispielsweise werden Lieferungen, die im April auf Kredit gekauft wurden, als Aufwendungen für April verbucht, auch wenn das Unternehmen die Lieferungen erst im Mai bar bezahlt.
Buchungen mit der Kassenabrechnung erfassen
Die meisten kleinen Unternehmen, insbesondere Einzelunternehmen und Personengesellschaften, verwenden die Barabrechnungsmethode. Einnahmen werden erfasst, wenn Bargeld, Schecks oder Kreditkartenzahlungen von Kunden eingehen. Beispielsweise verkauft ein Unternehmen im März Widgets im Wert von 10.000 USD an einen Kunden. Der Kunde bezahlt die Rechnung im April. Die Gesellschaft erfasst den Verkauf, wenn die Zahlung im April eingeht. Ebenso werden Aufwendungen erfasst, wenn Lieferanten und Mitarbeiter bezahlt werden. Beispielsweise kauft ein Unternehmen im Mai Büromaterial im Wert von 500 USD und bezahlt es im Juni. Das Unternehmen erkennt den Kauf, wenn es die Rechnung im Juni bezahlt.
Die Cash-Basis der Buchhaltung ist nur verfügbar, wenn ein Unternehmen einen Umsatz von weniger als 1 Million US-Dollar pro Jahr erzielt. Da keine komplexen buchhalterischen Vorgänge wie Abgrenzungen erforderlich sind, ist die Bargrundlage einfacher als die Abgrenzungsgrundlage für die Erfassung von Vorgängen. Aufgrund des in der Regel zufälligen Zeitpunkts der Einnahmen und Ausgaben können die gemeldeten Ergebnisse von Monat zu Monat zwischen ungewöhnlich hohen und niedrigen Gewinnen variieren.
