Was ist ein Gutschein?
Ein Beleg ist ein Dokument, das von der Kreditorenabteilung eines Unternehmens verwendet wird, um alle Belege zu sammeln und zu archivieren, die zur Genehmigung der Zahlung einer Verbindlichkeit erforderlich sind. Ein Gutschein ist im Wesentlichen die Sicherungsbelege für Kreditoren. Verbindlichkeiten sind die kurzfristigen Rechnungen, die Unternehmen Lieferanten und Lieferanten schulden.
Der Gutschein ist wichtig, da er ein interner Kontrollmechanismus für die Buchhaltung ist, der sicherstellt, dass jede Zahlung ordnungsgemäß autorisiert ist und die gekauften Waren oder Dienstleistungen tatsächlich eingehen.
Die zentralen Thesen
- Ein Beleg ist ein Dokument, das von der Kreditorenabteilung eines Unternehmens verwendet wird und die Belege für eine Rechnung enthält. Ein Beleg sind im Wesentlichen die Sicherungsbelege für Kreditoren, bei denen es sich um Rechnungen handelt, die Unternehmen Lieferanten und Lieferanten schulden. Zu den Belegen in einem Beleg können die Belege des Lieferanten gehören Rechnung, geschuldeter Betrag, Fälligkeitsdatum, Hauptbuchkonten und Versandbelege. Alle Beträge ausstehender Gutscheine werden summiert, und der eine Pauschalbetrag wird als Verbindlichkeiten in der Bilanz verbucht.
So funktionieren Gutscheine
Unternehmen haben während eines Rechnungszeitraums verschiedene kurzfristige finanzielle Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und Lieferanten. Ein Unternehmen muss möglicherweise Lagerbestände oder Rohstoffe von Lieferanten kaufen, die für die Herstellung der Waren des Unternehmens verwendet werden. Die Lieferanten gewähren dem Unternehmen im Wesentlichen eine Verlängerung des Kredits, damit die Zahlung in naher Zukunft erfolgen kann, z. B. 30, 60 oder 90 Tage.
Ein Gutschein ist ein Formular, das alle Belege enthält, aus denen das geschuldete Geld und alle Zahlungen hervorgehen, die an einen Lieferanten oder Verkäufer für eine ausstehende Zahlung geleistet wurden. Der Gutschein und die erforderlichen Unterlagen werden im Gutscheinregister erfasst. Einige der Belege in einem Gutschein können Folgendes umfassen:
- Vom Lieferanten zu zahlende RechnungVerkäufer oder LieferantennameZahlungsbedingungen wie der geschuldete Betrag, der Fälligkeitstermin und etwaige vom Lieferanten gewährte Nachlässe für die vorzeitige Bezahlung der RechnungDie Bestellung des UnternehmensBestellung des Eingangs der Waren beim Unternehmen vom LieferantenDas Hauptbuch BuchhaltungskontenUnterschriften von bevollmächtigten Vertretern des Unternehmens für den Kauf und die ZahlungZahlungsnachweis und Datum, an dem die Rechnung an den Lieferanten bezahlt wurde
Der Gesamtbetrag aller Gutscheine mit ausstehenden Guthaben wird als Verbindlichkeit in der Bilanz ausgewiesen. Sobald der Gutschein bezahlt wurde, wird der Zahlungsnachweis in den Gutschein aufgenommen und als bezahlter Gutschein verbucht.
So sind Gutscheine hilfreich
Die Gutscheine des Unternehmens dienen als wichtige Beweisquelle bei der Durchführung eines Audits. Ein Abschlussprüfer führt eine Reihe von Verfahren durch, um festzustellen, ob der Jahresabschluss frei von wesentlichen falschen Angaben ist. Gutscheine dokumentieren, dass die gekauften Waren tatsächlich eingegangen sind, was die Behauptung des Abschlussprüfers bestätigt, dass die im Jahresabschluss ausgewiesenen Waren und Dienstleistungen tatsächlich vorhanden sind. Gutscheine rechtfertigen auch die Barzahlungen des Unternehmens an Kreditoren und dokumentieren die Hauptbuchkonten, die zum Buchen der Transaktion verwendet wurden.
Die Verwendung eines Gutscheinsystems verringert auch das Risiko, dass Mitarbeiter das Vermögen eines Unternehmens stehlen. Unternehmen wenden Aufgabentrennung an, um Mitarbeiterdiebstahl zu verhindern. Dies bedeutet, dass kritische Aufgaben verschiedenen Personen innerhalb der Organisation zugewiesen werden. Der Gutschein dokumentiert, dass die Aufgaben von mehreren Personen ausgeführt werden, und erstellt einen Papierpfad, damit ein Prüfer bestätigen kann, dass die Aufgaben ordnungsgemäß getrennt wurden.
Beispiel eines Gutscheins
Ein lokales Restaurant bestellt alle paar Tage Fleisch und Fisch bei seinen Händlern. Der Restaurantmanager füllt eine Bestellung über 30 Pfund Fleisch aus, und der Eigentümer initialisiert die Bestellung, um die Lieferung zu genehmigen. Wenn die Sendung eingegangen ist, wird der Inhalt der Sendung mit der Bestellung verglichen, um sicherzustellen, dass die Sendung mit der Bestellung übereinstimmt. Das Restaurant erstellt eine Versandquittung, um den Vorgang zu dokumentieren, und die Versandquittung wird mit der Rechnung des Lieferanten verglichen.
Der Gutschein ist ein Deckblatt, auf dem die beigefügten Dokumente erläutert werden. Er enthält die Bestellung, den Versandbeleg und die Rechnung. Der Kaufbetrag wird addiert und bis zur Zahlung in der Bilanz verbucht. Der Eigentümer überprüft alle Gutscheininformationen, bevor er einen Scheck unterzeichnet.
Der Beleg enthält auch die Hauptbuchkonten, auf denen die Transaktion erfasst wurde. Das Restaurant kann beispielsweise das Fleischbestandskonto gutschreiben (erhöhen) und das Geldkonto belasten (verringern), um die Zahlung aufzuzeichnen. Der Zahlungseingang und das Datum werden aufgezeichnet, um anzuzeigen, dass der Gutschein bezahlt wurde. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen spiegeln den niedrigeren Saldo aufgrund der Zahlung der Rechnung wider, sofern keine zusätzlichen Verbindlichkeiten generiert wurden.
