Double Entry Bookkeeping ist das Konzept, dass jede Buchung zwei Auswirkungen auf die Finanzen eines Unternehmens hat. Das Hauptbuch ist die Aufzeichnung der beiden Seiten jeder Transaktion. Wenn ein Unternehmen ein Produkt verkauft, steigt sein Umsatz und sein Bargeld um den gleichen Betrag. Wenn ein Unternehmen bei einem Gläubiger Kredite aufnimmt, erhöht sich der Kassenbestand, der Saldo der Unternehmensschulden jedoch um denselben Betrag.
Das Double-Entry-System erstellt eine Bilanz aus Aktiva, Passiva und Eigenkapital. Die Bilanz ist ausgewogen, da die Vermögenswerte eines Unternehmens immer den Verbindlichkeiten zuzüglich des Eigenkapitals entsprechen. Zu den Vermögenswerten zählen alle Gegenstände, die ein Unternehmen besitzt, wie Inventar, Bargeld, Maschinen, Gebäude und sogar immaterielle Gegenstände wie Patente. Verbindlichkeiten stellen alles dar, was das Unternehmen jemand anderem schuldet, z. B. kurzfristige Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder langfristige Verbindlichkeiten gegenüber einer Bank. Das Eigenkapital repräsentiert die Beteiligung der Eigentümer an dem Unternehmen. Das Eigenkapital kann alle Beiträge der Eigentümer zum Unternehmen zuzüglich der Gewinne oder abzüglich der Verluste des Unternehmens umfassen.
Jeder Eintrag hat eine "Debit" -Seite und eine "Kredit" -Seite, die im Hauptbuch erfasst sind. Anlagenkonten erhöhen sich bei Belastung und verringern sich bei Gutschrift. Umgekehrt erhöhen sich die Verbindlichkeiten und das Eigenkapital bei Gutschrift und verringern sich bei Belastung. Wenn sich ein Vermögenswert mit einer Belastung erhöht, wirkt sich die Kreditseite der Buchung entweder auf einen anderen Vermögenswert aus, indem sie verringert wird, oder auf eine Verbindlichkeit oder ein Eigenkapitalkonto, indem sie erhöht wird, um das Gleichgewicht zwischen Vermögenswerten = Verbindlichkeiten + Eigenkapitalgleichung aufrechtzuerhalten.
Wenn Lucie zum Beispiel ein neues Lebensmittelgeschäft eröffnet, kann sie das Geschäft eröffnen, indem sie einen Teil ihrer eigenen Ersparnisse in Höhe von 100.000 USD in das Unternehmen einbringt. Der erste Eintrag in das Hauptbuch wäre eine Belastung von Cash, eine Erhöhung des Vermögens des Unternehmens und eine Gutschrift von Equity, wodurch Lucies Anteil an dem Unternehmen erhöht würde. Wenn Lucie einige Regale für 5.000 USD auf der Firmenkreditkarte erwirbt, würde der nächste Eintrag im Hauptbuch eine Belastung des Equipments für 5.000 USD, eine Erhöhung des Unternehmensvermögens und eine Belastung der fälligen Kreditkarte für 5.000 USD und eine Erhöhung der Verbindlichkeiten sein des Unternehmens.
Für jedes einzelne Konto kann ein Nebenbuch geführt werden, das nur die Hälfte der Buchung ausmacht. Das Hauptbuch hat jedoch den Datensatz für beide Hälften des Eintrags. Wenn Lucie das Regal kauft, wird nur die Hälfte des Eintrags im Equipment-Nebenbuch angezeigt. Dies ist die Belastung des Equipments für 5.000 US-Dollar. Das Nebenbuch "Kreditkarte fällig" würde einen Datensatz für die andere Hälfte der Buchung enthalten, einen Kredit in Höhe von 5.000 USD. Dem Hauptbuch würden zwei Zeilen hinzugefügt, in denen sowohl die Lastschrift als auch die Gutschrift für jeweils 5.000 USD angegeben sind.
Laut dem Wall Street Journal wurde der frühe Einsatz des Systems der doppelten Einreise von Luca Pacioli im 15. Jahrhundert dokumentiert. Buchhalter im 14. Jahrhundert verwendeten Stift und Papier für ihre Aufzeichnungen und verfolgten jeden doppelten Eintrag akribisch. Wirtschaftsprüfer verwenden heute in der Regel kein physisches Hauptbuch. Moderne Buchhaltungssoftware verwendet jedoch dasselbe Konzept, bei dem für jede Transaktion zwei Buchungen in das Hauptbuch gebucht werden.
