Die Personalplanung verwendet Prognosen zur Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen sowie Erkenntnisse zu internen Arbeitskräfteschwankungen, um das angemessene Arbeitskräfteangebot für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens zu messen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Verfügbarkeit und den Bedarf von Arbeitskräften richtig abzuschätzen. Arbeitskräftemangel oder -überschuss können realisiert werden, wenn die Belegschaft nicht mit der gegenwärtigen Infrastruktur und dem gegenwärtigen Bedarf übereinstimmt.
Die meisten Personalabteilungen verlassen sich auf externe Kennzahlen, um den Arbeitskräftebedarf zu messen, da der Grund für die Nachfrage in den Vorlieben der Verbraucher liegt. Wenn Verbraucher mehr von einem Produkt oder einer Dienstleistung verlangen, haben Unternehmen einen Anreiz, ihre Produktion zu steigern, um die Gewinne zu maximieren. Dies kann dazu führen, dass mehr Mitarbeiter eingestellt und Innovationen eingeführt werden, um Skaleneffekte zu erzielen.
Das Arbeitskräfteangebot hingegen beruht ebenso auf internen wie auf externen Faktoren. Übergangsmatrizen können verwendet werden, um Mitarbeiterbewegungen im Zeitverlauf zu erkennen. Unternehmen müssen den Umsatz nachverfolgen - nicht nur wann, sondern auch wann.
Die effektive Versorgung mit Arbeitskräften hängt nicht nur von einem gesunden Körper ab. Es erfordert auch die erforderlichen Fähigkeiten, um die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens zu erstellen und an Kunden zu liefern. Wenn intern keine Kompetenzen verfügbar sind, müssen diese extern gesucht werden. Hier sind die Möglichkeiten durch die relativen Kosten für den Erwerb neuer Fähigkeiten begrenzt. Wenn neue Arbeitskräfte teuer sind und Fachkräfte stark nachgefragt werden, können Unternehmen Alternativen zur Einstellung in Betracht ziehen. Die Grenzkosten für die Einstellung und Schulung eines Mitarbeiters müssen durch das zusätzliche Grenzerlösprodukt ausgeglichen werden.
Die Personalplanung umfasst Strategien zur Beseitigung von Ungleichgewichten bei Arbeitskräfteangebot und -nachfrage. Angesichts des zusätzlichen Arbeitskräftebedarfs können Unternehmen Überstunden anregen, Zeitarbeitskräfte einstellen, Outsourcing betreiben, an neuen Umschulungsprogrammen teilnehmen oder andere Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität finden. Um einen erwarteten Arbeitskräftemangel zu verringern, kann ein Unternehmen den Personalbestand reduzieren, die Einstellung einfrieren, die Löhne oder Arbeitsstunden senken oder die Produktion steigern.
