Was ist eine regelmäßige Bestandsaufnahme?
Das periodische Inventarsystem ist eine Methode zur Bestandsbewertung für Zwecke der Finanzberichterstattung, bei der eine physische Zählung des Inventars in bestimmten Intervallen durchgeführt wird. Diese Abrechnungsmethode erfasst den Bestand zu Beginn einer Periode, fügt während der Periode neue Bestandskäufe hinzu und zieht den Endbestand ab, um die Kosten der verkauften Waren (COGS) abzuleiten.
Grundlegendes zur periodischen Inventur
Unter dem periodischen Inventarsystem kennt ein Unternehmen weder seine Lagerbestandsniveaus noch die COGs, bis der physische Zählvorgang abgeschlossen ist. Dieses System mag für ein Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Artikelnummern in einem sich langsam bewegenden Markt akzeptabel sein, aber für alle anderen gilt das System der fortwährenden Bestandsaufnahme aus den folgenden Hauptgründen als überlegen:
- Das unbefristete System aktualisiert kontinuierlich das Bestandsregister im Datenbanksystem eines Unternehmens, sodass die Verwaltung sofort einen Überblick über den Bestand erhält. Das periodische System ist zeitaufwändig und kann veraltete Zahlen produzieren, die für die Verwaltung weniger nützlich sind. Das ewige System hält den COGS auf dem neuesten Stand, wenn Bestandsbewegungen auftreten. Das periodische System kann zwischen den Zählperioden keine genauen COGS-Werte angeben. Das ewige System verfolgt einzelne Inventarelemente, sodass im Falle fehlerhafter Elemente beispielsweise die Ursache des Problems schnell identifiziert werden kann. Das periodische System würde höchstwahrscheinlich keine sofortige Lösung ermöglichen. Das unbefristete System basiert auf Technologie, und Daten können gesichert, organisiert und manipuliert werden, um informative Berichte zu erstellen. Das periodische System ist manuell und anfälliger für menschliches Versagen, und Daten können verloren gehen oder verlegt werden.
Besondere Überlegungen: COGS
Die Kosten der verkauften Waren, allgemein als COGS bezeichnet, sind ein grundlegendes Konto für die Gewinn- und Verlustrechnung, aber ein Unternehmen, das ein periodisches Inventarsystem verwendet, kennt den Betrag für seine Buchhaltungsunterlagen erst, wenn die physische Zählung abgeschlossen ist.
Die COGS variieren dramatisch mit dem Lagerbestand, da es oft billiger ist, in großen Mengen zu kaufen - wenn Sie über ausreichend Speicherplatz verfügen.
Angenommen, ein Unternehmen verfügt am 1. Januar über einen Anfangsbestand von 500.000 USD. Das Unternehmen erwirbt innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten 250.000 USD. Nach einem Inventarkonto wird ein Endbestand von 400.000 USD zum 31. März ermittelt, der zum Anfangsbestand wird Betrag für das nächste Quartal. Der COGS für das erste Quartal des Jahres beträgt 350.000 USD (500.000 USD ab + 250.000 USD Käufe - 400.000 USD bis Ende).
Aufgrund der zeitlichen Unstimmigkeiten liegt es in der Verantwortung des Managers oder Geschäftsinhabers, das Inventar des Zeitraums zu überwachen, wenn es unter dem Strich sinnvoll ist, Stunden für die tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Zählung des Inventars zuzuweisen.
