Aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden zunächst nicht erfolgswirksam erfasst. Stattdessen werden aktive Rechnungsabgrenzungsposten zunächst in der Bilanz erfasst und dann, wenn der Nutzen der aktiven Rechnungsabgrenzungsposten realisiert ist oder wenn der Aufwand anfällt, in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.
Wenn ein Unternehmen eine Ausgabe im Voraus bezahlt, wird diese als vorausbezahlter Vermögenswert in der Bilanz erfasst, wobei gleichzeitig eine Buchung erfasst wird, die das Bargeld (oder das Zahlungskonto) des Unternehmens um den gleichen Betrag reduziert. Die meisten aktiven Rechnungsabgrenzungsposten werden in der Bilanz als kurzfristiger Vermögenswert ausgewiesen, es sei denn, der Aufwand fällt erst nach 12 Monaten an, was eine Seltenheit ist.
Wenn der Aufwand anfällt, wird das Rechnungsabgrenzungskonto um den Betrag des Aufwands gekürzt und der Aufwand in der Periode, in der er anfällt, in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens erfasst.
Gilt die Versicherung als Vorauszahlung?
Eine der gebräuchlichsten Formen von Rechnungsabgrenzungsposten ist die Versicherung, die in der Regel im Voraus bezahlt wird. Beispielsweise zahlt das Unternehmen ABC für das kommende Jahr eine Prämie von 12.000 USD für die Haftpflichtversicherung für Direktoren und leitende Angestellte. Das Unternehmen zahlt die Police im Voraus und nimmt dann jeden Monat eine Korrekturbuchung vor, um den entstandenen Versicherungsaufwand zu berücksichtigen. Die anfängliche Buchung, bei der das Konto für vorausbezahlte Ausgaben belastet und das Konto gutgeschrieben wird, auf dem die Ausgaben bezahlt wurden, sieht folgendermaßen aus:
Nach einem Monat nimmt das Unternehmen dann eine Korrekturbuchung für die verwendete Versicherung vor. Das Unternehmen führt eine Belastung des entsprechenden Aufwandskontos durch und schreibt das vorausbezahlte Aufwandskonto gut, um den Wert des Vermögenswerts zu verringern. Die monatliche Anpassung für Unternehmen ABC würde 12.000 USD geteilt durch 12 Monate oder 1.000 USD pro Monat betragen. Der Ausgleichseintrag am Ende eines jeden Monats würde wie folgt aussehen:
Miete als Prepaid-Spesen?
Unternehmen können die Miete monatelang im Voraus bezahlen, um einen Rabatt zu erhalten, oder der Vermieter verlangt eine Vorauszahlung, wenn der Mieter eine Gutschrift erhalten hat. Nehmen wir an, das Unternehmen XYZ zahlt sechs Monate im Voraus Büroflächen in Höhe von insgesamt 24.000 US-Dollar. Der erste Eintrag lautet wie folgt:
Am Ende eines jeden Monats wird das in der Bilanz ausgewiesene Prepaid-Mietkonto um den monatlichen Mietbetrag reduziert, der sich aus 24.000 USD geteilt durch sechs Monate oder 4.000 USD pro Monat zusammensetzt. Gleichzeitig erfasst das Unternehmen einen Mietaufwand von 4.000 USD in der Gewinn- und Verlustrechnung. Der monatliche Ausgleichseintrag würde also wie folgt aussehen:
Sonstige Rechnungsabgrenzungsposten
Zu den zusätzlichen Kosten, die ein Unternehmen möglicherweise im Voraus bezahlt, gehören Zinsen und Steuern. Vorausbezahlte Zinsen können entstehen, wenn ein Unternehmen eine Zahlung vor Fälligkeit leistet. In der Zwischenzeit zahlen einige Unternehmen Steuern, bevor sie fällig werden, wie z. B. eine geschätzte Steuerzahlung, die auf den künftigen Fälligkeiten basiert. Zu den weniger häufig angefallenen Rechnungsabgrenzungsposten gehören auch die Miete von Ausrüstungsgegenständen oder Nebenkosten.
Betrachten Sie beispielsweise Company Build Inc., die ein Gerät für einen Baujob gemietet hat. Das Unternehmen zahlte am 1. April 2019 1.000 US-Dollar, um ein Gerät für eine Arbeit zu mieten, die in einem Monat erledigt sein wird. Das Unternehmen würde die ursprüngliche Transaktion wie folgt erfassen:
Wenn dann die Ausrüstung verwendet wird und der tatsächliche Aufwand anfällt, würde das Unternehmen den folgenden Eintrag vornehmen, um das Prepaid-Guthabenkonto zu reduzieren und den Mietaufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen zu lassen:
Unabhängig davon, ob es sich um Versicherungen, Mieten, Nebenkosten oder sonstige Ausgaben handelt, die im Voraus bezahlt wurden, sollte dies auf dem entsprechenden Prepaid-Guthabenkonto verbucht werden. Am Ende jeder Periode oder wenn der Aufwand tatsächlich anfällt, sollte eine Korrekturbuchung vorgenommen werden, um das Prepaid-Konto zu reduzieren und den entsprechenden Ertragsaufwand zu erfassen (gutzuschreiben), der dann in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint.
Warum werden Rechnungsabgrenzungsposten anfänglich nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen?
Rechnungsabgrenzungsposten werden nicht nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GAAP) in die Gewinn- und Verlustrechnung einbezogen. Insbesondere das GAAP-Matching-Prinzip, das eine periodengerechte Bilanzierung erfordert. Die periodengerechte Erfassung erfordert, dass Einnahmen und Ausgaben im selben Zeitraum erfasst werden, in dem sie anfallen, unabhängig davon, ob Bargeld oder Geldwechsel stattfinden. Das heißt, Ausgaben sollten erfasst werden, wenn sie anfallen. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden daher nicht erfolgswirksam erfasst, da sie noch nicht angefallen sind.
