Einnahmen und Ausgaben werden nach der Rechnungslegungsgrundlage zum Zeitpunkt ihrer Erzielung erfasst. Dies unterscheidet sich von der Cash-Basis des Rechnungswesens, bei der sie immer dann ausgewiesen werden, wenn tatsächlich Geld in das Geschäft fließt und aus dem Geschäft fließt. Die meisten Wirtschaftsprüfer betrachten die Abgrenzungsmethode als eine bessere Messung der Rentabilität für Zwecke der Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Mehrheit der Unternehmen verwendet die periodengerechte Rechnungslegung als Standardmethode, obwohl sie komplizierter und subjektiver ist als die Bargeldbuchhaltung. Die meisten Unternehmen haben einige Formen von Zahlungs- und Forderungsverzögerungen, z. B. den Verkauf von Krediten oder Projekte, die über einen langen Zeitraum Einnahmequellen schaffen. Diese Ereignisse haben reale Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb, auch wenn kein Bargeld sofort eingeht.
Ein Unternehmen, das beispielsweise ein Möbelstück auf Kredit verkauft, registriert den Verkauf sofort, nicht nachdem alle Zahlungen endgültig eingegangen sind. Wenn Zahlungen eingegangen sind, bevor eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware tatsächlich erbracht und geliefert wurde, behandelt die Abgrenzungsmethode dieses Ereignis als Verbindlichkeit. Das Unternehmen erfasst Umsätze auf herkömmliche Weise erst, wenn die vollständige Zahlung eingegangen ist.
In der periodengerechten Rechnungslegung wird fast immer die Erfassung von Aufwendungen auf der Grundlage der Erfassung der entsprechenden Einnahmen behandelt. Dies ist als Matching-Prinzip bekannt. Dieser Grundsatz, der sich nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) richtet, gilt sowohl für den Verkauf von Waren als auch für die Erbringung professioneller Dienstleistungen. Ohne dies würde der Jahresabschluss nur sehr wenige nützliche Informationen enthalten, da die Leser keine genaue Einschätzung der Vermögenswerte und Schulden hätten.
Immer wenn eine Transaktion während eines Abrechnungszeitraums erfasst wird, die Einnahmen jedoch erst in einem späteren Abrechnungszeitraum tatsächlich eingehen, werden sie von den Buchhaltern als aufgelaufene Einnahmen bezeichnet. In ähnlicher Weise beziehen sich die aufgelaufenen Kosten auf die Kosten, die während einer Periode anfallen, aber in einer anderen gezahlt werden. Die periodengerechte Bilanzierung ist für alle Unternehmen, die einen Bestand führen, obligatorisch. Bei Verkäufen unter 10 Mio. USD kann eine hybride Methode der Abgrenzung und der Kassenbuchhaltung angewendet werden, sofern die Abgrenzungsmethode für Verkäufe, Einkäufe und Vorräte verwendet wird.
Unternehmenssoftware wie QuickBooks erfreut sich bei Unternehmen und Privatpersonen großer Beliebtheit. Während viele Berichte sowohl auf Bargeld- als auch auf Abgrenzungsbasis erstellen, ist die Standardeinstellung fast immer Abgrenzung.
Die Abgrenzungsmethode zeigt zwar die Ein- und Ausgaben des Geschäftseinkommens genauer an, macht es jedoch auch schwieriger zu wissen, wie viel Bargeld tatsächlich verfügbar ist. Unternehmen, die ihren Cashflow nicht sorgfältig und getrennt von ihrer Abgrenzung überwachen, könnten ernsthafte Cashflow-Probleme haben. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in hohem Maße auf Guthabenkonten und verspätete Zahlungen ihrer Kunden angewiesen sind.
