Hauptbücher vs. Hauptbücher: Ein Überblick
Wenn es darum geht, die Finanzen eines Unternehmens zu verfolgen, ist ein System mit zwei Einträgen, das sowohl ein Hauptbuch als auch ein allgemeines Journal verwendet, die wohl beste Methode, um die Gesamtstatistik zu verfolgen und den reibungslosen und rentablen Betrieb aufrechtzuerhalten. Um jedoch wirklich zu verstehen, wie das System der doppelten Buchführung funktioniert, müssen zunächst die verschiedenen Funktionen der beiden Schlüsselkomponenten erkannt werden: Hauptbücher und allgemeine Journale.
Die zentralen Thesen
- Eine allgemeine Zeitschrift bezieht sich auf ein Buch mit Originaleinträgen, in dem Buchhalter und Buchhalter die Geschäftsvorfälle in der Reihenfolge des Eintritts der Ereignisse aufzeichnen. Im Hauptbuch werden fünf wichtige Buchhaltungsposten erfasst: Aktiva, Passiva, Kapital des Eigentümers, Einnahmen und Ausgaben. Fortschritte in der Technologie haben dazu geführt, dass die meisten Benutzer nicht jedes Buch für sich führen müssen.
Allgemeine Zeitschriften
Einfach definiert bezieht sich eine allgemeine Zeitschrift auf ein Buch mit Originaleintrag, in dem Buchhalter und Buchhalter die Geschäftsvorgänge in der Reihenfolge des Eintritts der Ereignisse aufzeichnen. Ein allgemeines Journal ist der erste Ort, an dem Daten aufgezeichnet werden, und auf jeder Seite des Elements sind Trennspalten für Datumsangaben, Seriennummern sowie Belastungs- oder Kreditaufzeichnungen vorhanden. Einige Organisationen führen spezielle Journale, z. B. Kauf- oder Verkaufsjournale, in denen nur bestimmte Arten von Transaktionen erfasst werden.
Trotz der Fortschritte in der Softwaretechnologie wird es immer notwendig sein, nicht routinemäßige Transaktionen in allgemeinen Journalen wie Verkäufe von Vermögenswerten, Forderungsausfälle und Abschreibungen zu erfassen.
Sobald eine Transaktion in einem allgemeinen Journal erfasst wurde, werden die Beträge auf die entsprechenden Konten gebucht, z. B. Debitoren-, Ausrüstungs- und Bargeldtransaktionen.
Hauptbücher
Ein Hauptbuch ist ein Buch oder eine Datei, mit deren Hilfe die Buchhalter alle relevanten Konten erfassen. Das Hauptbuch erfasst fünf wichtige Buchhaltungsposten: Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben. Jedes Konto ist eine zweispaltige T-förmige Tabelle. Der Buchhalter platziert normalerweise den Kontotitel am oberen Rand des "T" und zeichnet Lastschriftbuchungen auf der linken Seite und Gutschriftbuchungen auf der rechten Seite auf. Das Hauptbuch zeigt manchmal zusätzliche Spalten für Details wie Transaktionsbeschreibung, Datum und Seriennummer an. Transaktionen aus Hauptbuchungen werden auf Hauptbuchkonten gebucht, anschließend werden Salden berechnet und aus dem Hauptbuch in einen Probesaldo übertragen.
Besondere Überlegungen
Heutzutage verwenden die meisten Unternehmen Software, um Transaktionen in Hauptbüchern und allgemeinen Journalen aufzuzeichnen, was diese grundlegenden Aktivitäten zum Führen von Aufzeichnungen drastisch vereinfacht hat. Tatsächlich unterhält die meiste Buchhaltungssoftware ein zentrales Repository, in dem Sie Buch- und Journaleinträge protokollieren können. Fortschritte in der Technologie machen es jedoch einfacher und weniger mühsam, Transaktionen zu erfassen, und Sie müssen nicht jedes Kontenbuch separat führen. Die Person, die Daten in ein Modul der Buchhaltungs- oder Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens eingibt, kennt möglicherweise diese Repositorys nicht einmal. In vielen dieser Softwareanwendungen muss die Person, die Daten eingibt, nur auf ein Dropdown-Menü klicken, um eine Transaktion in einem Ledger oder Journal einzugeben.
